行政助理培训.ppt

行政助理培训
郭小东
2011年12月8日
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课程简介
行政助理岗位工作主要做的是什么?
做好行政助理岗位工作需要具备什么特质?
如何面试行政助理岗位工作?
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行政助理日常工作
请说出最主要的三点工作内容?
选择答案:
:
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气(温度,湿度,换气)、消耗品、办公自动化设备、安全、保密
:
公司事务的联络、转达、交涉、调整;计划的外出管理:车务、旅票、住宿、出入境
:
通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档
:
通知的制作寄发,会场的选定、预约、布置,必须品、资料的准备、制作、分发,会务的安排,接待,善后的工作
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行政助理日常工作
选择答案:
1、协助部门领导做好公司的后勤管理,建立和完善适合公司的各项行政规章制度,准确传递总公司下达的重要事务的办理情况并追踪、检查和督办;
2、公司办公环境的打造和管理,对商务中心工作人员职责履行的稽核、监督;
3、组织人员对公司的规章制度进行督导和检查,并出具相关结果;
4、负责商务中心的物资采购报表按月出具。
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行政助理需要具备的特质
个性要求:
守时、谨慎、热情、合群、服从、自信
机智、勤快、整洁、自制、兴趣
品格要求:
忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊
能力要求:办事能力、沟通能力
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办事能力
操作能力
写作能力
阅读概括能力
编辑校对能力
统计分析能力
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沟通能力
交际能力
口头表达能力
协调能力
组织能力
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办事能力测试
序号
专业技能名称
具体解释
1
秘书必须掌握的最基本的技能,是使用打字机或电脑等设备的必备能力。
2
用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。
3
是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
4
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。
5
按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案,包括分类、立卷、编制索引等工作。
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办事能力测试
序号
专业技能名称
具体解释
6
运用定量研究的方法,其中包括运用数字来说明问题。
7
处理书面信息经常需要若干份副本,所以要求秘书掌握此项技能。
8
主要指使用电话、电传和传真设备。
9
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力,主要用于处理信息。
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行政助理需要具备的特质
。知道何时征求上司的意见和给上司建议。
,并能从中协调作用。
,准确恰当地表达经理的意见。
。
(如出差计划与安排)
。
,沉着处理紧急事件。
,独立工作能力强。
,求知欲强。
,有组织观念和团队精神。
,尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。
,懂办公室内财务管理。
,能以最佳的方式管理文件
(归档、保存、查找)
。
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