会议接待方案.doc

会议接待策划方案为确保各项会议接待工作的顺利进行,特拟定方案如下:一、会议主题:客户培训二、会议时间:2017年8月23日——24日三、会议地点:杭州萧山瑞莱克斯酒店2楼杨歧厅四、参会人数:110人左右工作职责(一)会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情,服务周到,食宿安全。(二)会议会场布置和组织工作。做好出席会议嘉宾、客户的组织联络工作。(四)负责组织、协调,会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。(五)做好宾客的迎送、住宿、乘车等具体接待事宜。(六)组织好会务期间客房、餐厅、和会议室的食品安全、通信、设备保障工作。六、具体工作任务会前:会议举办场所确定后,与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待流程。(一)准备会议物料(会务组任务)1、确定邀请嘉宾及客户名单、接待资料、会议配套的商务服务,将航班、车次及抵达时间报接待组。2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等,按要求根据参会人数印刷。3、制作票证:桌签:15cm×40cm,签到处1块,签约处1块,住宿登记处1块,导引路牌3块,签到登记表2本。为宾客们订制入场证,工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。4、统计人数,提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计,制作。(二)会场布置:主席台搭建及座区安排(会务组任务)。(1)宣传推广用品的准备:1、悬挂横幅:(酒店门口和会场内部)表示对各位参会的嘉宾和客户的热烈欢迎。2、导引牌:(3-4个,摆放在分岔口)引导客户按照指定路线到达会场3、易拉宝:(需要制作三种内容的:A、主讲老师介绍;B、主办方公司介绍;C、主要产品服务介绍)分别摆放在会场进口的两边(2)重点做好会场以及主席台、嘉宾席的布置。做好座区标牌、并摆放桌签。(3)做好会议主席台鲜花摆放,摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。(4)根据会务组要求布置好(广告牌、会议标语、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排)按部落实到位。(5)安排好公司展示及宣传设备的摆设位置,布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况,杜绝安全隐患的发生。(6)在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。(三)会议报到安排:成立生活服小组负责住房登记(用餐)和引导(引导至房间、餐厅、电梯、会议室)1、据酒店提供的房况表,会务组人员要协商确定参加会议人员的房间,选定专家、门店培训人员及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、以及客房消费品撤销等工作。2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、卡证、餐券等,分发房间号统一办理入住手续。3、向嘉宾告知酒店名称、生活组负责人姓名,联系方式等。4、对接酒店:做好接待工作,叫早服务、开会时间提醒服务。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐,负责生活安排,告知注意事项,做好食宿接待各项准备工作以及最后的退房工作。5、成立生活服务组,具体管理就餐住宿事务,确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。备注:培训人员同性别的4人一个房间(双人标间),公司工作人员同样安排,各门店的老板另外单独安排房间。会中