公司文件管理制度.doc

目的为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,结合我公司实际情况,特规定本制度。权责范围集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门,负责本制度的拟定、审核及执行解释;总经理负责本制度的批准执行。集团公司行政人事部负责本制度的落实与实施跟进。文件种类本制度所指公文,包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。、外部信息确定文件编制任务。,由原编制单位人员进行校对工作,需发行的报行政人事部统一处理,技术型文件报技术质量部进行处理,严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门。严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。审核重点是:是否符合行文规则;内容是否合法;涉及其他部门的事项是否已协商会签;文种使用、公文格式是否规范;附件是否齐全。4、经审核,对符合行文规则的公文,行政人事部及时进行登记编号存档,并加盖德高公司“文件发行专用章”,不符合行文规则的公文做退件处理。对于符合规定需发行的文件,需在一个星期内必须发行。5、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。(1)涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。(2)紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。(3)发文字号应当包括单位代字、年份、序号。由行政人事部统一编排发文字号。(4)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。(5)主送机关指公文的主要受理机关,标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。(6)公文如有附件,应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。(7)对外公文可根据实际情况按不同子公司报送,并应有总裁签字,及加盖印章。(8)成文日期以负责人签发日期为准,联合行文以最后签发人的签发日期为准。(9)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。(10)印章:印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要、印有特定版头的普发性公文外一律加盖印章。印章上沿不压正文,下沿印压成文日期,做到“骑年盖月”。(11)主题词:由反映公文主要内容的规范名词或名词词组组成,按上级机关要求和《公文主题词表》标注,位于抄送单位上方。“主题词”三个字用三号黑体字。(12)公文用字除上述规定外,应选用三号宋体字,从左至右排。公文中汉字和标点符号的用法应符合国家标准,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定,公文用纸幅面规格采用国际标准A4型,左侧装订。6、公文承办必须做到:(1)坚持规范与时效并重,呈批公文一般按照公司领导的排列顺序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要领导。(2)提高办文效率,及时将领导批示内容登记并录入公文管理系统,跟踪准确。(3)坚持急件急办、密件密办,严格遵守保密法规和保密纪律。(4)树立服务意识,及时回复有关查询。但非行文单位不得查看公文办理情况。7、已办结的公文,行政人事部应将公文原稿和领导批示整理编号存档。注:对于技术性文件由技术质量部依照以上流程作业。文件的修订与管制(一)管理型文件的修订文件和资料在使用过程中,如有相关单位发现不适之处或其他因素需进行修改时,请统一由原编制单位提出申请,并将“文件更改申请单”(附件1)报行政人事部进行审核,由集团总经理批准。修订文件如为跨部门运作时,修订单位需将拟修订稿件及内部文件修订传阅单(附件2)一并送至各部门会签,会签完成后,再将修订稿件送审批部门审批,方可发行。文件修改内容如属重要作业流程或影响现行作业的,包括重要表单的修改,修改单位必须会签各部门意见,再行审批、发行。(二),如:工程图纸、产品规格等,则由研发部自行编制和修订,发放。(三)文件的管制凡公司管理型文件(如程序、制度、规定等)由行政人事部统一管理,归档。凡公司技术性文件由技术质量部统一整理,归档。当行政人事部收到客户、供应商、外单位所供文件类、技术数据或国际标准,公文、密码电报、传真、机要文件时,应对收集的外来文件编制目录清单,进行登记(附件3),并在其文件上加盖“外来文件”印章,以示区别。需要传阅的文件资料,可以电子档形式发送至相关部门,如需以文本形式传阅,则由行政人事部作登记(附件4),并由各传阅部门签字确认。以电子媒体形态存在的外来文件,行政人事部或技术质量部应将其列印一份以备用。公文发出、接受、内部运转、查阅、借出必须登记,并在交接时履行签收手续,需要借