协同办公系统使用说明书1.03.doc

使用说明书()目录第一章系统整体介绍 5第二章个人办公 12第三章日常办公 21第四章行政办公 25第五章办公用品 32第六章车辆管理 35第七章系统管理 44第八章其他功能 、电话录音 47第一章系统整体介绍该系统采用最新技术架构,应用先进的网络平台及工作流引擎将各系统各部门充分协同起来,形成一个流水化的工作平台,实现公司各部门各信息系统的流水化作业和协同工作,从而提高工作效率,规范管理,是一套典型的智能型自动化办公管理系统。该系统除传统的协同办公管理功能外,更重要是能为所有会形成孤岛的信息和业务系统提供整合功能,是整个整合管理平台的基础,可建立企业信息、组织架构、进行员工设置,设置各个子系统的功能权限定义及业务流程等等。同时也整合了移动通信、邮件及互联网等各种最新技术。——制订个人工作计划,上级可安排下级工作任务,计划有强大提醒功能;工作报告可设置模板并按模板填写,上级可进行点评审批,点评信息自动发短信给对方。日常办公——通过新增需要审批的业务单据并提交,由系统根据相应流程设置自动判断下个办理人,需要我审批的所有单据会集中在“我办理的事宜”模块,如果外出可将部分或全部业务委托给指定人办理,实现外出期间需要我审批的流程自动提交给委托办理人办理。公共信息——公告发布及阅读跟踪;文件库管理,可对内部文件进行归类、存档、备案的管理,可建多级文件夹,设多级权限控制,包括新增、修改、查看等权限,实现业务流程审批及公告的归档;知识库管理可对知识进行分类,并集思广益,可跟踪浏览情况。在线短信——在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具,帮助企业规范的内部网络通信系统,自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告,以及各种业务流程处理通知,并能通过信息链接直接定位到相关单据。行政办公——会议室管理可实现会议室的申请、预约情况查询、会议提醒及人员签到等;投票管理可实现匿名投票。流程管理——根据不同流向判断设置多个审批环节,为各种业务定制审批流程,包括系统业务单据和自定义表单;通过流程监控可查看流转情况,进行催办、特送等;对重要公文可启用流水号管理;表单定制为各行业客户提供灵活的自定义表单,满足个性化需求。车辆管理——车辆是公司重要资产,因流动性大,管理特别难,可根据车辆状态进行车辆的申请与安排,将所有维修、加油、投保、年审、事故及违章等重要信息记录下来,便于事后查看分析,还能自动记算百公里油耗,投保、年审自动提醒等。办公用品——采购入库、领用、退回、库存、盘点、领用分析等,该模块主要用于非公司主营产品的办公用品管理,公司主营库存商品用于办公用品时用ERP领料出库来实现。电子邮件——不仅可以发内部邮件,还可以发外部邮件,自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook、Foxmail收发邮件的功能,彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题,而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息,否则要到每个人的收发件箱查找过滤才能实现此功能。通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关