科学技术档案管理办法.doc

中铁二院工程集团有限责任公司文件中铁二院档〔2008〕264号关于印发《科学技术档案管理办法》的通知公司所属各单位:为加强公司科技档案管理,更好地为生产服务,现将新修订的《科学技术档案管理办法》印发给你们,请各单位组织员工认真学习、贯彻执行。附件:《科学技术档案管理办法》二○○八年七月五日中铁二院档〔2008〕264号附件科学技术档案管理办法中铁二院工程集团有限责任公司二零零八年七月目录1、科学技术档案管理办法…………………………………………….12、科技文件纸介质材料整理细则……………………………………..93、科技档案纸介质编号方法…………………………………..………174、科技文件材料归档范围及保管期限表…………………………..…305、附件………………………………………………………………..…43科学技术档案管理办法第一章总则第一条为加强科学技术档案(以下简称科技档案)管理,开发利用科技档案信息资源,依据《中国中铁股份有限公司档案管理办法》和《中国中铁股份有限公司科学技术档案管理规则》(中铁股份办[2007]158号),结合中铁二院工程集团有限责任公司(以下简称公司)实际,制定本办法。第二条科技档案是指我公司在基本建设、科学研究、技术管理等活动中形成的,具有利用价值、按照制度归档保存的,各种形式的科技文件材料。其档案种类包括基本建设档案、科研档案、标准档案、设备档案、综合档案。第三条科技档案工作实行统一领导、分级管理。第二章职责第四条职责一、公司档案馆1、根据国家法律法规和上级的规定,制定公司科技档案管理办法和制度。2、规划、指导、督促检查公司范围内开展的科技档案工作。3、负责公司直管项目的科技档案管理。二、公司所属单位档案资料室1、根据公司规定,制定本单位档案资料管理规章制度,规划、指导、督促检查本单位范围内开展的科技档案工作。2、负责本单位自管项目的科技档案管理。三、公司生产项目管理部负责向档案馆传递公司直管项目的阶段完成信息,并将档案馆返回的归档完成情况纳入产值清算。四、公司技术中心负责向档案馆传递标准设计项目、科研项目的完成信息,并将档案馆返回的归档完成情况纳入产值(费用)清算。五、项目部、生产单位负责检查督促所属项目、专业按时完成科技文件材料的归档。六、项目总体负责人(项目总工程师)负责组织实施本项目科技文件材料的归档。七、项目专业负责人(课题负责人)负责完成本专业(课题)科技文件材料的归档工作,并负责确认归档内容是否准确、完整。八、航测档案资料由测绘分院管理。九、设备档案由设备所在单位档案资料室保管。第三章科技文件材料的形成与归档第五条为了保证档案的归档质量,应贯彻专业人员组卷制度。第六条档案工作应与勘察设计、科研等各项工作“四同步”(即:下达计划任务与提出文件材料归档同步;检查计划进度与检查文件材料形成情况同步;评审鉴定成果与验收档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步)进行管理。科技文件材料的形成、积累、整理和归档应纳入各单位、各项目部、各指挥部生产计划管理,纳入有关人员岗位责任制,任何人都不得将档案材料据为己有或拒绝归档。第七条公司在对工程项目、科研成果、重要设备的开箱以及其他工作进行鉴定、验收时,档案部门人员应参加对归档科技文件材料的验收,没有形成完整、准确、系统的科技文件归档材料项目,不能验收。第八条生产项目管理部和技术中心根据项目完成情况实时向档案馆提供“项目、课题阶段完成通知单”(附件1)。第九条档案馆根据生产项目管理部和技术中心提供的项目(课题)完成信息,制定“科技文件材料归档通知单”(附件2),明确归档项目(课题)名称、设计阶段、专业、归档时限和其他要求,发放至归档单位。第十条档案馆根据“科技文件材料归档通知单”中归档时限的要求,到期分别向生产项目管理部、技术中心提交“科技文件材料归档完成情况清单”(附件3)。第十一条勘察设计项目总体、总包单位应负责各勘察、设计责任方形成科技文件材料的收集归档工作。第十二条相关专业合册编制的文件由归口汇总专业负责归档。第十三条委托外单位为我公司项目设计而完成的勘察材料,归入原始保存。第十四条归档要求一、归档份数:正式印制的文字材料2份,蓝图、原始、蜡底图、电子文件、声像材料各1份。二、归档时间:1、国内勘察设计科技文件材料应在该项目阶段完成后,文件发送有关单位的同时进行归档,其原始、蜡底、电子文件在6个月内归档;2、海外勘察设计科技文件材料应在该项目阶段完成后,6个月内归档;3、建设工程监理材料在该项目竣工验收后、咨询材料在该项目阶段完成后6个月内整理归档。4、房地产开发科技文件材料和基地建设科技文件材料应在该项目竣工验收后6个月内完成归档。5、综合档案中的技术公文在次年6月底前归档,技术文字材料完