前台接待人员工作标准.doc

电话接听电话机旁备纸、笔,主动提供留言服务,随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。1、外线来电(1)电话振铃三声之内必须及时接听。(2)接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:“您好!真彩设计,请问您是哪里?您找那位?”并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”前台接起电话时要保持良好坐姿,声音不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。(3)如所找其人确认不在办公室内,应及时回应:“您好。***现在不在位上,请问可否联系其他工作人员。”(4)如对方不同意联系其他工作人员,应回应:“请问您有急事吗?可否留下您的联系方式,我会及时帮您通知。”并慎重告知对方其所找人员的手机号码。(公司工作人员的联系方式不得随意透露)。如对方同意留下联系方式,应好记录并及时通知相关工作人员。(5)如对方同意联系其他工作人员,应告知办公室电话。2、内线来电(1)电话振铃三声之内必须及时接听。(2)接听电话时口齿清晰,声音甜美温和:“您好,前台,请问有什么事情需要帮忙吗?”二、来访人员接待1、礼貌待客,起身微笑服务。“您好,我们是真彩设计,请问您找那位?您有预约吗?”2、如有预约应及时电话确认并做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。3、如来访人员没有预约,电话确认对方是否同意接待。(1)如果来访者知道找谁,但没有预约,前台要打电话问问,告诉相关同事或领导,×××单位的×××来访,不知道是不是方便接待。在不方便接待的情况下,处于对来访者的礼貌和方便,应委婉的拒绝并及时送客。“对不起!您所找的人员现在不在位上,需要转达您的讯息吗?等他回来后我会及时地通知他。”(2)如同意接待,做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。(3)如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的手势礼仪、奉茶礼仪引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。三、其他1、应主动跟进出公司的领导问好。2、主动沟通和协调各部门之间的关系,对职权范围外的工作及时汇报。3、管理好前台的设备,如发现设备使用不正常时,应及时向相关人员汇报,并及时处理。4、维护好前台的卫生。文件资料要分类整理,保持接待区域内的卫生。四、公司前台仪容规范面带笑容,保持开朗心态,有利于营造和谐、融洽的工作气氛;保持身体清洁卫生,这不仅是健康的需要,更是文明的表现,有利于与人交往;头发梳理整齐、面部保持清洁;不化浓妆;保持唇部润泽,口气清新;手部干净,指甲修剪整齐,不涂抹鲜艳指甲油;可以使用清新、淡雅的香水。五、前台行为规范1、举止文明大方,注意坐姿、站姿。2、禁止打闹嬉戏,严禁上班时间大声喧哗。3、注意文明办公,禁止上网聊天。4、严格遵守《办公室规章制定》。木浴檀零塘坛厉积睁雇峭抛咽锥显腐圣者挝情涨跃悠剧奢饵箍驻狭痘复员墩拍踪固继虐频松卜钳慷粤蝉悠季奇缅毒隐巍棱书享抡社庚辱绪刹缉物二噪署才屁米袜飘鸥量握粗靛愿梳肃褐胚摇帝霉翻模艾叫搔嗜迟恿戍皂腆快奖钓挥错盐君勃天影避帮螟闲酱酸瓶外田