表单规范填写教材.docx

表单规范填写教材.docx表格填写规范教程制作时间:2018年03月22日表单规范填写目录♦目的♦适用范围♦职责♦过程要求目的:1、 规范质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮和处理。2、 确保质量记录的有效性和完整性3、提供产品质量可追溯性,以证实产品与归档要求的符合性以及质量体系运行的有效性。适用范围:所有使用的点检,保养、检验记录以及报表表单。职责:1>质量部制定质量记录管理程序,监督各部门记录管理状态,以保证质量活动的可追溯性。2、各部门文档管理员负责监督各职能部门的质量记录的使用、传递、归档和保管。3、各部门负责人负责确定并策划本部门质量记录的产生、收集。使用与保管;审核质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。4、 记录人员应保证记录的真实性、准确性和规范性,并及时按规定程序传递。5、 文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保管,对采用计算机贮存的记录应予备份。过程要求:1>字体颜色a) 在正常填写表单时(含签名)仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。b) 在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。X(使用3种不同颜色笔)2、日期格式a)表单上设置好的日期栏必须填写日期,不可空置。b)表单上未明确设置日期栏时,在签名后须填写日期。日期统一格式:年■月■日。年份要写完整。例如:(年份不完整)3、签名、字符、符合的格式a) 表单需要签名时,主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中午全称,易于辨识。b) 表单内填写的文字,数字,字母等,须工整易于辨识。c) 表单需填写符合(“〃”“><”)时,必须按照表单的备注规定要求填写,符合必须工整规,不可擅自填写和创造非规定的符合。且必须填写在栏目居中处,不能超出表单格式框线。X(潦草) X(不是全称) X(超出框线)4、实测数据的填写a) 填写实测数据时要按表单备注要求精准到相应的小数点。b) 填写实测数据时要按表单备注要求确认是否需要填写数值单位。c) 实测数据超出规定的上下限时,需要按要求在指定位置注明原因及处理措施和时间。d) 实测判定结论要按表单备注填写,不可随意填写“V”、“X”、“ok”、等。e) 实测数据必须填写在栏目居中处,必须工整规范易于辨认,不能超出表单格式框线。X(小数点位数) X(自创符号)X(不居中)X(单位不一致)5、清洁、干净a) 表单已填好的信息不许涂改。确认笔误需要修正时,不许乱涂乱画,仅