行政文件管理制度.doc

行政文件管理制度文件管理制度□总则第一条为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化,使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏,便于文件的检索、存档,特制定本办法。第二条适用于重庆佳秀商贸有限公司和重庆艾斯特建材有限公司所有制度和文件的处理。第三条行政办公室是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门,负责公司制度、文件发放的审核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。第四条总经理负责公司制度、重要文件的审批。□管理办法文件的分类公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件,其编号执行外来文件原编号。内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。具体可分为公司各类公文以及规章制度。第六条公文的分类公文主要包括:决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函,会议纪要。决定—适用于对重要事项或者重大行动作出部署,安排,奖励有关部门及员工,变更或撤消部门的决定事项。通知—适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。通报—适用于表彰先进,批评错误,传达重要情况。报告—适用于各部门向上级汇报工作,反映情况,答复询问。请示—适用于向上级单位请求指示,批准有关事项。意见—适用于对重要问题提出见解和处理办法。函—适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作,询问或答复问题。会议纪要—适用于记载,传达会议情况或议定情况。第七条公文格式公文一般由秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。1、涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。2、紧急公文应当根据程度分别标明“特急”,“急件”。3、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般应当标明发文机关,一般不用标点符号。4、主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范简称。如:如向全公司发文一般简称为:公司各部门。5、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称6、公文除用专门的会议纪要格式和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。7、公文的排版格式如字体,字号,间距等见附件。8、成文日期以负责人签发的日期为准。第八条公文行为规则1、公文行文应当确有必要性,注重实效。2、盖发公司印章的公文,适用于公司重要会议精神,重要批示,重要决定,重要规章制度的发布;盖有相关职能部门印章的公文,适用于专业性事项和一般性,临时性工作事项的部门发布。3、下属各单位的职能部门如需要向公司请示或报告事项,须以下属各单位名义按发文办理流程进行办理。4、请示应一事一文,一般只写一个主送机关,需同时送其他单位的应当用抄送形式,但不得抄送其下属单位,同级单位可以联合行文,联合行文应确有必要,联合行文单位不应过多。5、“报告”中不得夹带请示事项。第九条公文发文流程:拟稿人拟稿—》填写发文阅办处理笺》--部门审核》—会签部门》—行政办公室审核》—总经理审批》—行政专员校稿,排版,编号,加盖印章,分发和存档。第十条公文拟制条款1、符合国家的法律,法规及公司本部有关规定。2、情况属实,观点明确,表达准确,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力度简短。3、结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“1”,第三层为“(1)”。第十一条公文校稿1、校稿的内容有:行文是否符合党和国家方针,政府及相关法律条款,是否准确反映出领导的意图和意见,文件格式是否符合该类公文写作要求,文字是否准确,语法是否规范;文件涉及的部门是否经过协调,审批,签发手续是否完备,附件材料是否齐全,发送单位是否准确。2、以公司名义发放的一般性公文(涉及政策,规章制度等重要文件),由拟稿部门负责人拟稿,公司总经理签发;以部门名义发放的公文,由拟稿部门负责人拟稿,分管领导签发。第十二条公文编号红头文件编号佳秀艾斯特【××××】×××号顺序号年份代号公司代号2、一般文书及规章编号JXAST(X)-XXX-XXXX如:JXAST(G)101-(X)XXXXXXX 年份代号顺序号部门代号文件类别号公司代号3、一般表格编号(B-XXX-XXXX)如:B-101-2010表示行政办公室2010年发出的第一份表格.(B)XXX–XXXX 年份代号顺序号部门代号表格类别号 4、一般文书类别简称表行文类别简称行文类别简称管理规章规G会议纪要纪J请示请Q方案、计划、总结、报告综Z通知、通报、通告通T各类表格表B5、部门简称部门代码部门代码行政部1财务部2运营部3采购部4营销部(佳秀)5工程部(佳秀)6营销部(艾斯特)7设计部8工程部(艾斯特)9第十三条公文处理时限及相关要求1、各类文件:原则上在2个工作日内处理完毕。2、急件:1个工作日内处理完毕。3、特急件:随到随办。4、超过处理