行政文件管理制度.doc

行政文件管理制度
第一章总则
第一条:为了规范公司内的行文程序,加强对公司内文件的管理工作,根据国家对文件管理的相关规定特制定本办法。
第二条:公司文件包括收文、发文,是公司在进行经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是公司进行管理的重要工具。
第三条:企管中心是公司文件管理部门,负责处理公司的收、发文处理工作。各部门、分公司设兼职人员管理本单位的文书处理工作。
第二章公文种类
第四条:公司公文主要种类有:
(一)正式文件:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员;
(二)便文:适用于传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员,转发上级机关公文。
(三)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(四)报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(五)请示:适用于向上级机关请示事项。
(六)批复:适用于答复下级单位请示事项。
(七)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)会议纪要:适用于记载、传达会议民政部和议定事项.
第三章公文格式
第五条:公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
(一)公文字号由公司代字、年份和序号组成,在横线上3MM处用3号仿宋字,居中排列,年份、序号用阿拉伯数码标识,年份用全称,用“〔〕”括入。
(二)公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规章制度名称加书名号外。一般不用标点符号。
(三)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(四)公文除“会议记要”外,应当加盖公章。
(五)成文日期以领导签发的日期为准。
(六)公文应当标注主题词。
(七)抄送机关指主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范的简称。
第六条:公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第七条:公文用纸采用国际标准A4型,左侧装订。
第四章行文规则
第八条:行文规则是指根据发文机关与收文机关之间的关系确定下来的行文规范和准则。国家对公文的行文规则有严格的要求,公司行文应遵照国家有关规定进行,强调以下几点:
1、行文应当确有必要,注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。主送、主报单位必须是公文的办理单位,抄送、抄报单位则是公文内容涉及的其它有关单位,主报、抄报是上行文,主送、抄送是平行文或下行文,给上级单位的请示、报告,不能同时抄送同级或下级单位。
4、“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。
“报告”不得夹带请示事项。
第五章发文办理
第九条:发文程序
由发文部门主办人员起草
(拟稿)
交部门经理审核
(审核)
交总经理或主管副总签发
(签发)
交企管中心复核后确定发文字号、分送部门、印制份数登记在案
(缮印)
由企管中心负责打印初稿,并经拟稿部门校对后印制
(校对)
加盖公章
(用印)
由拟稿部门负责分发
(分发)
由企管中心负责已发文的归档
(归档)
第十条:各部门起草公文