xx公司档案管理制度.docx

档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司相关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。第二条 凡公司各部门在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,须按规定定期向公司档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。第二章 档案管理体制第三条 公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。其中:一级管理是指公司档案部门统筹管理(也可直接由总经理直属领导档案部门,听取该部门汇报) ,指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由档案部门派专(兼)职人员协助管理。第四条 公司档案管理的分散与集中。 (可根据情况统一由档案部规划区域)1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可,档案部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。2、有关综合办的档案,其中人事方面的资料,由人事专员保管,档案部可协助人事存放档案,建立索引。行政方面的资料由行政人员统一处理后,移交档案部归档,法务部门可独自管理存放。3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到档案部档案管理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由档案部归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到档案部档案室统一保管。 (可后期商定后具体修改)4、审计部有关资料,涉及企业机密的可独自保管,其余可移交档案部保管或根据需要自己保管,经总经理许可,档案部可酌情留存常用文件复印件。5、物业部门对外签定的各类合同,应当在签署完毕时,即向档案部移交,本部门可视情况保存复印件。并在每季度或者半年度、年度等节点向档案部档案室移交已办结的有关费用、日常函件、政府函件等方面的资料。6、其它方面的重要资料由档案部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务处和档案部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,档案部保存复印件。7、各部门向档案部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。8、属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到档案部档案室统一保管。第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,档案部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导, 并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。第六条 各部门向档案部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料员应保持相对稳定,人员变动应及时通知档案部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。第三章 档案 的归档范围第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。2、各种工程图纸、付款单、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3、各类工程检测、鉴定报告。4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案