印章使用管理规定.docx

印章使用管理规定太仓港上港正和集装箱码头有限公司印章使用管理规定第一章总则第一条为规范公司印章使用及管理,保证印章刻制、保管、使用以及废止的合法性、严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本规定。第二条印章是指在公司发行或管理的文件及凭证文书等与公司权力义务有关的文件上,需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。第三条本管理制度所指印章包括公司公章、法定代表人印章、党支部印章、合同专用章、财务专用章、各职能部门章等具有法律效力的印章。第四条本规定适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第五条所有印章的使用,必须严格执行公司的印章使用规定,做好申请和使用登记,如违规使用出现问题,给公司造成损失的,公司将依法追究其法律责任。第二章印章的刻制、改刻与废止第六条公司印章的刻制、改刻与废止的申请由印章保管和使用部门提出,填写《印章刻制审批表》(见附件1),报公司总经理审批。提出的申请中必须要将新旧印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限予以说明。第七条印章刻制由公司办公室负责,印章的内容、规格、样式由办公室按有关规定办理。第八条废止印章时应由保管人员填写《印章废止申请表》(详见附件2),经总经理核准,交由办公室统一废止或缴销。废止印章的保存年限除特别需要,办公室将废止的印章保存三年后,经批准,再行销毁。所有销毁的废旧印章都要留下印模永久保存,以备日后查考。第九条改刻印章时应由印章保管人员填写《印章废止申请表》,经总经理核准后,交由办公室按批示处理,按规定程序申请刻制新的印章。第十条公司印章出现遗失、损毁、被盗的情况,印章管理人应迅速向办公室递交原因报告书,由印章保管人员填写《印章废止申请表》,经总经理核准并签批遗失处理办法后,交由综合部按批示处理。第三章印章的登记与保管第十一条公司印章管理,采用分散管理相互监督的办法。办公室为公司主要印章保管部门,职责是保证印章使用的合理性,印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力。第十二条办公室指定专人负责印章保管,并存柜加锁。印章保管人员应该明确责任,保证印章的正常使用和绝对安全,防止印章被盗用或滥用。对于印章被盗用而产生的后果,保管人负有法律责任。第十三条办公室建立印章登记台帐《印章保管登记表》(详见附件3),并永久保存。此台帐需载明每个印章文字、印模、起印和废止时间、使用部门、负责人姓名、保管人姓名、保管人变更等信息。第十四条各部门负责人是本部门所保管印章的使用管理第一责任人,对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任。第四章用印手续第十五条用印审批程序(一)使用公司具法律效力印章时应先填写《印章使用申请表》(详见附件4),经部门负责人确认,连同需盖章文件一并交印章管理人,由分管领导批准后再由总经理签批。(二)使用部门行政印章须填写《印章使用记录表》(详见附件5),经所属部门领导批准同意后,连同需用印文件一并交部门章管理人。(三)财务专用章的使用按照财务管理制度执行。第十六条印章使用人职责(一)公司印章的使用人原则上由印章管理人担任。用章时,印章管理人员首先应仔细核实印章使用手续是否完备,严格按照获准用印范围用章并做好用印登记,保存好《印章使用申请表》,以便备查。(二)《印章使用申请表》记录项目包括:用印日期、用印部门、用印事由、批准人、承办人、用印份数等项。《印章使用申请表》使用完毕后于次年1月交办公室档案管理人员永久存档保存。(三)印章管理人离开时,由部门负责人指定专人负责印章使用管理的代理工作。代理人在用印后应将用印手续交印章管理人审查,同时,代理人应在《印章使用申请表》上签字备查。第十七条严禁将公章、合同章、法人私章私自带离公司使用,如需带出办事使用时,必须报经办公室负责人批准,指派责任人并与办事人一同前往。第十八条需要携带公司印章外出时,需填写《携带印章外出申请表》(详见附件6),报公司总经理审批,做好登记手续,妥善保管,及时归还。第五章附则第十九条本制度解释权归办公室所有。第二十条本制度自印发之日起执行。 附件:1.《印章刻制审批表》2.《印章废止申请表》3.《印章保管登记表》4.《印章使用申请表》5.《印章使用记录表》6.《携带印章外出申请表》附件1印章刻制申请表申请部门:日期经办人印章种类名称材质、形式申请理由:适用范围:管理权限:管理人:部门领导意见签字日期分管领导意见签字日期总经理意见签字日期备注附件2印章废止申请表印章种类备案机关废止事由印章名称停用日期印章印模印章管理部门管理人申请人销毁日期部门领导意见签字日期分管领导意见签字日期总经理意见签字日期附件3印章保管登记表印章刻制时间印章名称印模管理责任人保管责任人印章废止时间备注