档案工作管理办法.doc

XXXXX有限公司管理文件
编号:QG/LTWL0102-15 批准:XX
档案工作管理办法
2015年6月1日发布 2015年6月1日实施
前言
本办法依据《中华人民共和国档案法》和股份公司《档案工作管理办法》,并结合天津利通物流有限公司的实际情况编制,自公布之日起执行。
本办法由XXXXX有限公司综合管理部提出并归口。
本办法主要起草人:XXX
负责部门
档案归档流程图
备注
各部门
各部门
各部部长
各部门
档案室
档案室
档案室
档案室、
各部门、
公司领导
无价值:经批准后销毁
鉴定
有价值:继续保存、提供利用
运输管理部
N
Y
立卷、存档
保管
移交
形成积累文件材料
鉴定
收集、整理
鉴定、审核
各部部长对本部门待上交材料保存价值进行鉴定把关。各部门需同时准备文件交接清单
档案管理员档案室在文件交接清单上签字确认,由部门保存,档案室保留复印件
档案销毁流程见后表
负责部门
档案利用流程图
备注
利用部门
利用部门
申请部门部长和分管经理、档案主管部门部长和分管经理,总经理
利用部门
档案室管理人员
档案利用经手人
运输管理部
登记《借阅(复制)档案登记簿》
档案利用
借阅/复制(限部分档案)
填写《档案利用申请表》
审批
按时、交回档案室保存
一般类档案查阅由申请部门部长和档案主管部门部长共同签字,一般类档案复印审批签至申请部门分管经理,人事档案、董事会纪要的查阅、复印及一般性档案的借出均需审批签至总经理。
负责部门
档案销毁流程图
备注
档案室
档案室
形成档案的业务部门
业务部门部长和分管经理、档案主管部门部长和分管经理
档案室
档案室
运输管理部
N
Y
编制《销毁清册》
直接鉴定、并提出销毁意见
已过保管期限档案
提出《档案销毁申请审批单》
审批
重新划定保管期限,继续保存
销毁
N
材料销毁,清册留存备查。
1 目的与适用范围
:档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业的经济利益和合法权益,反映历史真实面貌的一项工作。为加强档案管理工作,特制定本办法。
适用范围:本办法适用于天津利通物流公司各部(室)门的档案管理工作。
2 术语和定义
档案: 是机关、团体、企业、事业单位和某些个人在社会活动中形成的、作为原始记录保存起来以备查考的信息材料(包括文件、技术图纸、声像、实物等)。
归档: 各业务部门把已办理完毕或告一段落并具有保存价值的文件材料收集齐全,经鉴定整理后向档案部门移交,由档案部门进行管理的过程。
3 管理职责
档案室
是公司的档案管理机构,负责集中统一管理本公司在党群工作、行政工作、经营工作、物流业务、会计工作、项目、设备仪器和基本建设管理等活动中形成的各类档案。
负责公司应归档文件材料的收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用,以及严格按规定进行档案的销毁工作。
负责提供档案查阅、复制服务时做好《档案利用申请表》签字手续的审查和监督检查工作。
负责各职能部门档案工作的业务监督、检查并对职能部门专(兼)职档案管理员进行业务指导。
各职能部门
各职能部门专(兼)职档案管理人员负责积累在日常工作中形成的有保存价值的文件材料,并整理、立卷,依据《文件材料归档办法》向档案室移交。
利用档案时应严格履行签字手续。
负责本部门销毁文件的鉴定,提出鉴定销毁意见。

a)负责履行本部门在文件材料形成、积累、整理、归档工作中的管理、审核职责;
b)负责本部门在完成公司所下达工作任务时对部内文件材料归档任务的计划推进、完成质量等工作进行全面监督把关。
4 工作方办法和要求
文件的形成、收集和整理
档案室指导、督促业务部门按《文件材料归档办法》的要求,做好文件材料的形成、收集和整理工作。
管理文档类档案(党群、行政、经营、物流业务)分别由相关职能部门进行收集整理。
会计档案由财务部进行收集整理和存档管理。
,一并定期上报公司档案室保存。
各类设备在购买时应由采购部门负责保证其相关资料的齐全与完整,设备交付使用部门后,该设备相关全套资料依实际情况由相关专业统管部门或设备使用部门负责保存。现就各类材料保管部门具体规定如下:
(如:卡尔玛正面吊车、各类油/电叉车、电葫芦等)类档案由生产管理部设备动力课进行保存。
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