档案实施及管理办法.docx

档案管理办法为了加强和规范公司内部档案管理工作,保证档案完整性和保密性,准确地反映公司各项工作,根据《中华人民共和国档案法》、《西安市档案管理条例》,结合公司实际,特制定本办法。1、总则1.  档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等,其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。2.  按内容性质划分有:业务档案、技术档案、财务档案、人事档案、客户档案、文件资料和其他档案。 按档案密级划分为:绝密、机密、秘密文件、普通文件列: 一级为绝密文件l 国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等,其 等级划分为一级。l 公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等, 其等级划分为一级。l 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件,此类型文件为绝密文件,其等级划分为一级。l 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案,为绝密文件,其划分级别为一级。 二级为机密文件本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件,划分等级为二级。 三级为秘密文件l 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件,为秘密文件,划分等级为三级。l 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件,其等级为三级。 四级为普通文件重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件,划分等级为四级。 档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。短期为 5 年(含5 年)以下,长期为 6—50 年。 永久保管 :凡是反映公司主要经营活动和基本历史面貌的,对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。主要包括:本公司制定的政策性文件,处理重要问题形成的文件资料,重要会议的主要文件资料,重要的请示、报告、总结,一级编码二级编码单位编码部门编码名称代码名称代码仁达RD行政部XZ财务部CW项目部XM人事部RS综合统计报表,机构变化、领导任免的文件资料,直属上级机关下发及有关单位发布的需要公司贯彻执行的重要文件材料等。 长期保管:凡是反映本公司经营活动,在较长时间具有查考利用价值的档案列为长期保管。主要包括:公司经营活动、业务和事务方面文件资料,一般会议的主要文件资料,人事管理工作形成的一般文件资料,直属上级机关下发及有关单位发布的需要公司贯彻执行的一般文件资料等。 短期保管:在较短时间内具有查考利用价值的档案列为短期保管(1-5 年),包括除永久和长期保管的其他文件资料。3. Ø  一级编码及二级编码分别为单位及部门编码,对应的编码如下:注:随着公司不断发展壮大,根据部门及子公司设置设立二级编码。Ø 三级编码,文件属性编码:政府部门文件(ZF)、会议纪要(HY)、公告(GG) 、通知(TZ)、意见 (YJ)、决定(JD)、决议(JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H) 、制度(ZD)、报告(BG)。Ø 四级编码,文件下发年份Ø 五级编码,文件归档序号:三位数,从 001 开始排序l 六级编码,密级代码普通——4秘密——3机密——2绝密——1示例: RD-XZ-TZ-2016-002-2密级文件流水号下发年份通知仁达 Ø 一级编码:(同文件一级编码)Ø 二级编码:统一为行政部(XZ)Ø 三级编码:合同(HT),协议(XY)Ø 四级编码:合同下发年份Ø 五级编码:合同签订编号:三位数,从 1 开始排序Ø 六级编码:合同密级示例:RD-XZ-HT/XY-2016-001- 外来文件编码Ø 一级编码:收文公司,仁达教育装备有限公司(RD)Ø 二级编码:来文单位,政府部门(ZF),公司(GS)Ø 三级编码:阿拉伯数字来文年份,Ø 四级编码:文字流水号,每年从 001 开始编码示例:RD-ZF-2016-001b 对外发文Ø 一级编码:发文公司简称,仁达教育装备有限公司(RD)Ø 二级编码:【阿拉伯数字】代表发文年份Ø 三级编码:(外)文字第 nnn 号,nnn 代表流水号,每年 1 月 1日自动归 0。示例:RD[2016](外)文字第 001 号4.  档案编码规则Ø 一级编码:(同文件一级编码)(RD)Ø 二级编码:文件属性编码