8-文书档案管理制度..doc

,提高文书档案管理水平,充分发挥文书档案的作用,适应档案管理现代化的需要,特制定本管理制度。、整理和移交归档。《文书档案案卷格式》(GB/T9705-1988)《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)《大唐国际归档文件整理规范》,公司各项管理工作不可缺少的条件和依据,实行集中统一管理,维护其完整、准确、安全,确保其有效利用。、完整与准确情况,并对本部门形成的各种文件材料进行收集、整理、归档、保管和统计,档案室对其进行监督、检查和业务指导。、党群、生产、经营管理活动中产生的具保存价值的公务文件,除明确属于科技、会计、人事档案以外的,均属于文书档案归档范围。。,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。,因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料(如复印件加盖公章)。、完整、准确、系统,各项签字手续完备,已破损的文件应予修正,字迹模糊或易褪变的文件材料应予复制。应去除易锈蚀的金属物。、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹,不能用热敏纸做传真文件归档,打印归档文件只使用激光打印机。,一般以每份文件为一件;文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;文件处理单与收文为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;信息、简报等一期为一件;签报、合同、计划、总结等一份为一件;会议文件资料一套为一件;来文与复文各为一件。如计算机打印的定稿与正本内容、形式完全相同,则只保留正本及签发稿部分。:第二年4月之前。,兼职档案员对其进行日常保管时,要保证其齐全完整性,文件处理单要和文件一起存放,文件附件要打印完整存档,不同文号类型的文件分别存放,尽量做到有序保管,便于移交时移交清单的制作和双方的清点。(格式见彭水水电公司《档案管理办法》附件1),交接双方应认真核对移交清单,并履行签字手续,移交清单各留一份以为凭据。、,不需进行编页码、盖档号章、装订等工作,这些工作在移交之后由档案室负责进行。,要移交相应的电子版。电子版包括电子文件本身及文件移交清单的电子表格。电子文件要以文号命名和排序,不同文号类型的电子文件分别放在以各自文号类型命名的文件夹内。整理完善的电子版最终刻录一套光盘,与文件材料一并移交档案室。,文书档案按件放置于特制的插袋里,不装订。:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;文件处理单在前,收文原件在后;中文本在前,外文本在后。,复文在前,来文在后。,保持原装订形式,不需要再装插袋。“年度—问题—保管期限”法进行分类。(即落款日期)确定文件所属年度。跨年度的请示、批复放在批复的年度,跨年度的规划放在第一年,跨年度的总结放在最后一年,计划总结合一的应放在以总结为主的那一年。《大唐国际档案分类与保管期限表(0—5大类)》分类(见附件6)。为便于文书人员操作,文件分类只划分到二级类目。,将同一年度内形成的所有文件在二级类目内进行分类,再将同一个二级类目内的文件按永久、长期、短期顺序排列;在同一保管期限内,再按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、各种简报、签报、合同、协议等文件可集中排列。,在文件首页上端靠右侧的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、问题、保管期限、件号等项目(归档章式样参见附件1)。:根据大唐国际档案馆给公司系统内各个立档单位编制的代号,彭水水电公司档案室全宗号为K17。:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2003。:填写一级类目名称。如党群工作、财务管理等。6.