请款及报销费用管理制度.docx

:..07-05-23 版请款及报销费用管理制度沪万悦物财总(2007)001 号1. 总则本着规范运作、控制成本、合理、高效原则,特制订本制度。2.  备用金、非工程合同付款、重大活动筹备、市外出差、其他需支付较大金额事项等,可以请款。 各项请款,均应符合相关管理制度的要求和流程。 请款按以下程序进行。 请款人有责任尽早取得各项请款的有效发票或收据凭证并及时报销,一般报销时间不得超过请款日后两周。如因特殊情况不得按期取得有效发票或收据,应向财务部说明原因,可适当延长,但最长不得超过一月,否则财务部应停止其下次请款并有权从其工资中扣回请款。 请款人需按“请款单”中规定的格式填写清楚请款日期、请款单位、请款人、请款用途和申请请款金额等事项。合同付款、固定资产等采购业务须按《合同管理制度》、《采购第 1 页 共 4 页07-05-23 版管理制度》进行审批、会签,在执行程序前需经“行政人事部”完成预核审批程序。3.  按公司各项业务,取得相应有效发票或财务认可的报销凭证后,可以报销。 各项报销,均应符合相关管理制度的要求及流程。 报销按以下程序进行。 员工取得各项业务有效发票或收据凭证后,在规定的报销单据上分类别、按要求完整、清洁地粘贴好原始单据,须在二周内办理报销手续;如因特殊情况不能按期办理,经说明原因后,可适当延长,但最长不得超过一个月。经财务部催告由于自身原因未及时报销,从发票日起计算超过一个月,财务部有权拒绝其报销。4. 请款、 公司实行每周四集中递送请款、报销单据;符合规定的,财务部于周五付款。合同节点付款、特殊情况除外。“ 每周四上午,经办人将填妥的“请款单”、费用报销封面”贴好原始单据。 将贴好的“费用报销封面”装入拉链袋(内附易事贴,写明报销总数),并将“请款单”、第 2 页 共 4 页07-05-23 版“费用报销封面”交部门经理审核、签字后交行政人事部。 部门经理及以上管理人员每周四上午,可直接将填写好的“请款单”“费用报销封面”装入拉链袋(内附易事贴,写明报销总数)、交给行政人事部。 “费用报销封面”的填写要求:详见“样本”。 行政人事部汇总报销拉链袋,交总经理助理签字(若有)。 行政人事部汇总,交财务经理审批。 行政人事部交总经理签字。 周五,出纳放款,由行政人事部通知报销人员领取报销金,经办人校核拉链袋内易事贴的总数。 拉链袋由报销者本人保存。附:《费用报销封面》样本要求:写明项目写明事由若是招待费须附有特批单,在特批单中写明: :(现金,或冲往来帐,或支票)报销经办人一栏,填写付款人本人姓名原始单据栏:填上原始报销凭证的张数5. 合同、固定资产等付费规定合同、固定资产等采购发包业务须按公司“合同管理制度”中规定,完成合同审批、会