单证管理办法.docx

单证管理办法、、总则为进一步加强单证管理,完善内控机制,有效防范经营风险,促进公司业务健康、持续发展,根据相关文件、管理办法,结合分公司实际,特制定本单证管理办法。保险业务单证是保险公司进行保险业务活动的凭证,包括有价单证和无价单证。有价单证:此类单证的出具具备法律效力,其特点是有印刷号,能进行入库、领用、回收、销号、归档、销毁等处理。无价单证:此类单证的出具不具备法律效力,其特点是无印刷号,只进行入库、领用、回收,无需销号。车险监制单证是指由保监会统一设计和修订格式、内容并由保监会监制的车险类有价单证,包括:车险保单(格式和非格式)、车险批单、提车暂保单、摩托车责任保险单、摩托车/拖拉机保险单等。分公司系统的保险业务单证统一由财务部管理,分公司财务部负责保险业务单证计划的编制、领发、核销、考核等工作。各分支机构单证统一由本机构的财务部门负责管理。二、印制单证集中由总公司组织印刷,除经总公司产险财务部特别批准之外,其他机构或部门均无权自行印刷有价单证。对于经批准机构自印单证的印刷权集中在二级机构财务部,严禁二级机构以外的其他各级机构或部门印刷单证。各机构因开拓业务需要大量某种单证或开拓新险种时,至少应提前30天,由机构业管部门按规定上报分公司相关业务主管部门审批;经总公司有关部门审批同意后,将批复的复印件交分公司财务部,财务部按批复要求从总公司征订或由分公司印制。支公司财务部收到分公司印制的单证后及时验收入库,并做好入库登记。三、领发机构业管部门应根据本单位业务发展需要向本机构单证管理员提出单证需求,非车险类单证至少应提前15天报下月需求计划;车险监制单证每季度征订一次,在每季度中间月份12号之前上报下一季度单证需求计划。凡有价单证下发领用而未销号数超过达50%又需领用新单证的机构,必须书面说明未销号原因,并呈报上一级领导同意后,方可领取。各机构负责发放保险业务单证的部门,须按领取单位的计划和审核无误的“有价单证销号清单”发放,坚持“前不清、后不领”。各机构业务部门员工原则上不得领取空白有价单证,如确因业务需要须领取的,在确保安全、并经机构负责人及业管经理和财务经理签字同意后方可领取。代理人或内勤领用的有价单证回销期一般不超过一个月,最长不能超过三个月。代理人或出单内勤领用同一种单证回销率必须达到80%以上,方可办理再领取新单证手续。领发单证须填写《保险凭证请领单》,从核心业务系统领用、分发,打印《保险凭证领用流转单》记录领用时间、领用数量、单证流水号起讫、领用单位、领用人,由领发双方签收,由领、用双方各持一联。出单内勤每次领取非车险类有价单证一般不超过50份、车险保单一般不超过100份。各机构单证管理员领发有价单证时应严格按单证印刷流水号顺序领发,不得跳号。四、使用分公司发放的保险业务单证,限于分公司系统所属各分支机构办理保险业务使用。各机构如需调剂必须通过分公司财务部批准,严禁擅自转借保单。使用单证应本着节约的原则进行,有价单证按印刷流水号顺序使用,不得跳号。保险费专用发票必须由专人经核心业务系统录入打印,加盖财务专用章时必须逐笔登记,空白发票不能加盖财务专用公章,特殊情况,在确保安全、经领导签字同意后方可。五、销号单证的销号仅限于有价单证,具体是指保险单、批单、保险费专用发票、各种撕票型单证等有印刷流水号的单证,无价单证不要求销号。单证的销号由出单内勤本着“出一单、销一号”的原则进行,严格执行单证销号制度,及时、准确、完整地在业务系统的“印刷号处理”中进行相应的销号处理和出错记录的再处理,并将已销号的单证实物按单证印刷流水号顺序整理后连同单证销号清单交单证管理员进行审核。对已在系统中销号而未到帐的单证,财务部门应及时登录应收保费台帐,单证使用部门和财务部门应督促业务员及时收回保费或保单、发票正本。出单内勤负责代理点已用单证的系统销号和归档工作。六、注销对于作废的单证应一式数联全部收回,加盖作废章,在系统中进行作废销号处理,按单证印刷流水号顺序与业务存根联一起装订成册。单证遗失销号应附遗失情况说明、登报挂失、处罚结果等资料。七、销毁(一)销毁的范围1、按公司规定已改版不再使用作废的空白有价单证。业务终止,不再使用的空白有价单证。破缺和污损已无法使用的空白有价单证。除税务与监管机关另有规定外,符合销毁条件的空白有价单证,报经总公司相关产品部门和财务部审批后,由二级机构负责组织销毁工作,销毁工作完成后相关资料报总公司财务部备案,各支公司无权销毁。(二)销毁前的准备工作总、分公司通知停用或改版的空白作废单证,自通知之日起严禁使用。各机构将所有发放在外的空白作废单证全部回收入库,分开保管,填列《空白作废单证明细表》,连同作废的空白单证,根据分公司通知要求统一上缴分公司集中销毁。3、所有回收的停用空白单证应全部上缴分公司财务部,分公