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单证管理办法.doc单证管理办法(细则)单证一般分为有价单证和非有价单证,有价单证是指公司据以承担特定保险、经济责任,标明有具体责任金额并经公司签章后具有法律效力的特定凭证。如发票、预收保费收据、保险单(加盖公章、法人章)等;非有价单证是指除了有价单证外的其他单证。如条款、说明书、投保书等。由于每一份单证都是风险源,如果管理不善,都会给公司带来巨大的潜在风险,尤其加强对有价单证的重点管理,是控制风险的必要手段。为了进一步规范和加强单证管理工作、管控单证相关费用,防范和降低单证管理风险,在iso《单证管理办法》的基础上,特制定本细则。第一章有价单证的管理一、 单证管理人员1、 单证管理员:设置的专门负责中支单证管理工作的岗位人员,负责单证的征订、盘点、出入库记录等。2、 单证专管员:中支各业务部门指定的负责单证管理及单证相关工作的岗位人员,负责各部门单证的征订、领用、保管、发放、回销等工作。二、 职责1、综合管理部:负责本机构单证管理工作;负责向分公司上报统一印发单证的汇总征订需求及汇总各部门单证征订需求工作;负责单证的入库、保管、出库等工作;根据各部门业务需求负责给各单证专管员发放单证工作。2、各业务单证使用部门:负责本部门统购单证的征订需求及汇总给财务征订需求工作;负责本部门单证的领用、入库、保管、发放、回销等工作;负责本部门单证的台帐、报表、档案、盘点等相关工作。三、有价单证的管理流程1、 征订:总公司发起的单证常规征订是一年4次。各使用部门在征订前,应根据各自的库存、每月用量、财务库存、各部门费用预算等各方面的综合因素来合理判断各自的征订数量,各部门经理严格把关,确定有足够的预算和必要的需求后,按照ISO《单证管理办法》中的征订流程将单证征订表提交综合管理部,综合管理部确认无误后汇总上报给分公司。对于分公司没有通过综合管理部直接通配给各部门的有价单证,各部门单证专管员必须将征订明细表给综合管理部送一份并以邮件的形式发给综合管理部单证管理员,以便与分公司单证管理员核对单证领用明细。2、 入库:综合管理部单证管理员根据分公司提供的征订明细表,对单证的产品名称、数量、单价、号段、质量等进行验收;验收合格后,向分公司单证管理员上报《单证领用审批表》,并按照号段先后顺序依次登记单证管理台帐。3、 领用1)各部门单证专管员单证领用各部门单证专管员领用时必须填写《单证领用审批表》,综合管理部单证管理员严格按照“先回销,后领用"的原则,根据各部门当月有效使用率,严格控制发放量。个险单证专管员按照不同营销服务部分别在核心业务系统按号段先后顺序依次发放,并逐笔登记《部门单证领用回销登记薄》,领用人必须在登记薄上签字确认。团险按照单证号段从小到大发放给直销人员,逐笔登记《部门单证领用回销登记薄》,领用人必须在登记薄上签字确认。有价单证实物和系统状态必须保持一致。银保单证专管员按照不同渠道分别在核心业务系统按号段先后顺序依次发放,并逐笔登记《部门单证领用回销登记薄》,领用人必须在登记薄上签字确认。2) 单证使用人单证领用单证使用人在各部门单证专管员处领用单证,领用时需填写《部门单证领用回销登记簿》,领用流程参照ISO《单证管理办法》,严格执行系统发放、回销等操作流程。银保、团险给代理机构发放单证时,必须填写《交接清单》与《重空单证代理机构领用申请单》。3) 单证领用综合管理单证管理员和各