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高校档案进馆工作中存在的问题及对策
(作者:___________单位: ___________邮编: ___________)
高校档案馆是保存档案并为学校各部门利用的基地。档案进馆是高校档案馆工作中最基础、较困难的部分。由于这项工作需要与校内各相关立卷部门配合才能完成,因此直接关系到整理、编目、保管、检索、统计、编研、利用等各个环节,也是提高馆藏档案质量、丰富馆藏、改善馆藏结构的重要环节。因此,研究探讨高校的档案进馆工作,更新工作观念,改进工作方法,对于提高档案的利用率、扩大档案馆的影响具有非常重要的意义。下面,笔者结合实际,谈谈对高校档案进馆工作的一些认识和体会。

(一)高校档案进馆工作存在的主要问题

1、一些立卷单位的档案意识薄弱。由于对《中华人民共和国档案法》知之甚少,一些单位的工作人员还没有认识到档案的重要性,思想认识上往往存在一些误区,认为本部门在工作中形成的档案应属本部门所有,而不能无条件地移交给档案馆。有的立卷部门为了自己利用的方便,不愿意移交或者不全部移交档案进馆,违背了档案集中统一管理的原则。
2、各级领导的重视程度不够。众所周知,档案工作并不是高校的主要工作,因此,有些部门领导并不是很重视。加之兼职档案人员在工作中得不到领导的支持,工作开展起来有一定难度,导致了积极性不高,加之变动频繁,影响了档案进馆工作的质量。
3、归档文件的收集不齐全,档案种类不丰富。有些单位由于认识上的偏差,没有及时将应该归档的文件收集归档。例如,有些部门的档案只有请示,没有批复,不能反映某一事件的前因后果。有些部门签署的协议、合同保存在个人手中,导致档案不能及时向档案馆移交,甚至造成重要材料的缺失。还有些部门只重视文书档案,忽视了声像档案和实物档案的归档,对其重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够,以至收集的档案不齐全,与要求相差甚远。
4、进馆档案没有严格按照规范要求进行整理,达不到质量标准。进馆的文书档案往往存在保管期限划分不准确、卷内目录填写简单、备考表填写不完整、装订不整齐、检索工具不完善等问题,有些声像、实物档案则没有任何说明、标注,使档案馆的专职人员工作起来十分困难。

(二)档案进馆工作的对策

1、要做好档案进馆的宣传工作,提高档案意识。一要争取学校宣传部门的大力支持,在校电台和校报上进行宣传,以引起全校的广泛关注,从而提高广大教工,特别是各级领导及有关人员的档案意识。二是档案馆要主动出击,加强自身的宣传。我校档案馆在学校的宣传长廊的固定的版面上进行档案知识的宣传,并定期更换,收到了较好的效果。一些重要的档案、照片的展出,更是引起了广大教工的关注,起到了很好的宣传作用。三是专职档案人员要经常深入到各立卷部门宣传《档案法》,并与各部门领导和兼职档案人员进行交流、沟通,使他们认识到档案进馆工作的重要性,从而确保档案进馆工作的顺利完成。
2、要提高各级领导的重视程度。搞好高校档案的进馆工作不仅是档案馆的事,更是各立卷单位乃至整个学校的事,而各级领导的重视则是做好档案进馆工作的重要保证。只有领导重视了,专职档案人员才有工作的动力,兼职档案人员也才会真正重视。高校的档案馆在加大宣传力度,使人们在了解档案、重视档案的同时,还应努力做好档案的利用效果的收集工作,建立健全借阅档案登记