公务接待流程细则.doc

NurfürdenpersönlichenfürStudien,Forschung,、接待任务下达后,由行政部长选定接待组具体成员,并部署相关接待任务;二、由行政部接待专员负责收集、核对下列信息:(一)来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间;(二)主宾饮食忌口及生活习惯;(三)会务是否公开(是否需要拍照或录像);(四)与各部门做好沟通,要求各部门做好配合(包括在接待期间减少噪音、走动等方面)。三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据,汇报材料选择:(一)对外披露型材料及数据;(二)发展预测型材料及数据。相关材料必须送董秘审核、主要接待领导批准;四、由行政部材料专员负责制作如下材料:(一)来访客人行程单,包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式;(二)接机/车地的迎接牌,正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX(姓名)”,反面为来宾的航班号、车次及联系电话;(三)会议席卡;(四)制作欢迎词标牌(五)准备好公司宣传册。五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的内容:(一)按照要求预订用餐点、餐标;(二)预订住宿酒店客房;(三)预订会议室或接待室;(四)根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等;(五)根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品;(六)准备好日常用药品及急救包;(七)按要求采购礼品。六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆:(一)车辆清洗;(二)车辆状况检测;(三)车辆加油;(四)接送点现场及线路踏勘。七、由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。八、由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备,包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备,包房清洁、灯光及设备检查等。第二条接机/接车一、由行政部长牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员;二、全体接待人员统一按要求着装:(一)相关领导着正装;行政部接待人员着工作服;(二)驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。三、驾驶员及接待车辆的要求:(一)来宾携带随从的,应当派遣2辆以上车辆迎接;(二)集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配;(三)驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜,车辆音响音量不得超过10标刻;(四)根据来宾的人数备好饮用水,其中,12月份至次年2月期间的接待,应当为客人备常温及热饮,7至9月应当为客人备常温及冰饮;(五)主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置,主陪领导应坐于副驾驶座后排位置,行政部接待专员应坐于副驾驶位置;(六)迎接客人上车时,应当尽可能将车的左侧面对客人,以便客人上车;(七)客人上车时,驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头;(八)因道路原因车辆右侧面对客人时,驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置;(九)行政部接待专员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内;(十)两辆以上车辆接送客人的,首车驾驶员应当放慢车速,照应后车距离,尽可能形成车队行驶。1、后车不得超越首车行驶;2、凡遇红灯,首车驾驶员预估后车无法通过的,应当在停车线等候;3、一旦后车掉队,首车驾驶员应当放慢车速,等候后车跟上;4、凡遇交通拥阻,驾驶员不得随意插档、变换车位,应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。四、现场接