合同收据使用规范.docx

NurfürdenpersönlichenfürStudien,Forschung,、收据发放使用规范使用范围及要求1、集团及分公司业务体系2、合同及收据由呼市行政部及财务部统一加盖合同章、财务章、登记合同及收据编号后,统一邮寄各分公司,由各分公司行政合同专员负责保管。3、对于合同内容填写错误及开错收据的情况,均需交还合同管理人,合同管理人需在合同页面及开错的收据页写明“作废”字样并存档。收据交还财务,切勿撕毁。4、如发现有缺失的合同、收据,如可以确定直接责任人,则缺失一份合同/一张收据,对直接责任人处以500元罚款,缺失两份合同/两张收据,处以1000元罚款,三份/张以上,给予开除处理。如无法确定直接责任人,则按以上处罚原则对合同、收据管理人进行处罚。以上各情况部门负责人都需承担连带责任罚款100元。处罚金额从相应人员工资中扣除。5、合同、收据领用人不得在一个月内作废三份合同、收据,每超一份罚款100元,部门负责人承担连带责任罚款50元。处罚金额从相应人员工资中扣除。6、各类合同新开户上线及开户时(包含老户新开),必须提供合同原件、合同扫描件于客服/运营人员,合同需填的客户各项信息必须完整(详细见附件1)。审查完的合同归还合同管理人,合同扫描件由客服人员备案存档。如若发现未按要求至客户上线,需追究销售人员及部门负责人、客服/运营人员及部门负责人、网站技术人员及部门负责人的相关责任。 7、新入职员工需参加《合同、收据发放使用制度》的培训,在该制度认真学习完毕后由本人确认签字方可领取合同,否则不予领取。 合同管理流程①合同批量打印完成后,盖合同专用章,存入合同档案柜;②商务人员根据签单需要到行政部合同专员处领取合同;③领取合同时必须录入合同领用电子信息登记表(内容:领用日期、领用人、领用部门、合同类型、合同编号、签约单位、签约地区、签约进度、归还日期);④领取合同时必须进行纸质版登记表(内容:领用日期、领用人、领用部门、合同类型、合同编号、部门负责人确认领取签字);⑤合同领用完成;⑥要求商务人员当日归还领取合同;⑦如有不归还合同者,每日必须向行政合同管理人进行报备,说明合同使用进度以及未归还原因;⑧商务人员处理好签单各项工作后,将合同归还行政部;⑨行政部合同管理人登记归还合同信息,并进行电子录入和合同存档;合同领用集团销售人员领取合同、收据,全部在行政部合同管理人处领取。①登记电子信息:领用日期、领用人、领用部门、合同类型、合同编号、签约单位、签约地区、签约进度、归还日期②登记纸质信息:领用日期、领用人、领用部门、合同类型、合同编号、负责人签字注意:如部门经理外出无法确认签字,需部门总监代签后,才可领取合同。④呼市行政部合同管理人,必须于每月25日前,将次月分公司合同类型及合同使用量统计完成,并进行邮寄,供次月整月使用。如在月中发现合同、收据即将使用完毕,分公司合同管理人需提前一周与呼市行政部合同、收据管理人进行邮件申请,抄送分公司经理及呼市大行政经理,审批通过后方可补发。合同归还①若集团销售人员携带合同外出,不能当天返回公司归还合同,需向部门经理、合同管理人说明具体情况,报备后可于第二天上午归还合同;②若领取合同后,次日上午仍无法归还合同者,需向合同管理人报备,并于每