客服部运作手册模板.doc

客服部运作手册客服部运作手册编制:日期:批准:日期:目录一、客户服务部职能说明二、客户服务部组织架构图三、岗位职责1、客户服务部经理岗位职责2、客户服务部主管岗位职责3、客户服务部高级专员岗位职责4、客户服务部客服助理岗位职责5、客户服务部客服接待岗位职责6、客户服务部前台接待岗位职责7、会所客服专员岗位职责四、部门服务规范1、单元交接工作规范 2、客户档案管理工作规范3、巡查工作规范4、接待工作规范5、空置房管理工作规范6、租户撤场工作规范7、邮件代收、分发工作规范8、物品放行管理工作规范9、维修服务工作规范10、收费及费用公示工作规范11、保险理赔工作规范12、投诉处理工作规范13、遗失物品处理工作规范14、装修管理规定15、员工日常工作常用用语一、客户服务部职能说明部门名称客户服务部具体部门职能一、前台服务(一)接待/;(电话报事、亲临前台报事);。(二)业务办理/、客服入驻、退租、客服接待、咨询、客服保修处理、客服投诉处理等等;;。(三);;、电费收取;。、装修垃圾清运费、建筑垃圾清运费的收取工作。(四)代办/委托服务会议室租赁、车位租赁、房屋出租、房屋转租等;(五)通知/通告/、通告、手机短信内容拟稿;、通告复印及发布;。(六)客户档案管理建立客户档案、并对客户资料进行定期整理,物业管理软件的管理及维护更新。(七)物品拾遗处理(八)信报箱钥匙管理(九)楼宇验收及交楼(十)有偿服务礼宾服务、会议服务、商务服务、办公用品服务、生活配套服务等。二、园区服务(一)园区的监管对公共设施、场地、楼宇外观、治安消防、清洁绿化、四害消杀、白蚁防治、装修施工、异常情况等方面的巡查与协调跟进;(二)物业服务费的催缴,并对欠费大户进行法律诉讼(三)违章/违规事件处理处理园区内出现的如乱搭建、高空抛物、占用公用部位等违章事件的处理。(四)空调安装指导及处理指导空调安装时的定位及安装完成后的验收工作。(五);;。(六):平时/节假日拜访;;,对遗留的工程问题进行跟进协调。三、内务管理(一)本部门工作计划、总结制定(二)岗位培训工作编制本部门培训计划,培训员工。(三)执行公司奖罚制度(四)管理监督对其它部门的服务进行监督,发现违规行为及时纠正和处理。(五)晨读及班前、班后会的召开(六)部门档案/资料管理二、客户服务部组织架构图客服部编制:18人经理:1人 主管1人客服专员9人会所专员4人高级专员2人收费员1人 说明:1、客服部经理、主管、收费员上行政班:8:30—17:30;2、客服专员二班制:8:30—16:30 14:00—22:00; 3、会所专员二班制:10:00—18:00 14:00—22:00;4、每周六天工作制。三、岗位职责说明1、客服经理岗位职责职位名称客服部经理部门客户服务部上级总经理下级客服部主管具体工作职责在公司物业总经理的领导下,严格遵守执行公司及物业制定的各项管理制度、完成各项工作任务,经营计划目标。负责落实本部门人员岗位职责,制定部门工作计划、协助指导下属员工工作,负责组织项目文化活动及物业管理服务方面的宣传工作。负责本部门的日常工作安排,对本部门员工的工作进行监督、服务质量的检查、对部门员工工作业绩的考核。负责计划、组织物业与客户的房屋交接、客户入驻、装修手续的办理工作,负责协调客户报修的工作处理、反馈。负责本部门工作信息记录的完整、准确有效,并做好客户档案管理工作。负责指导审核本部门员工每月的工作计划、部门物品需求计划及资金使用计划,并保证计划的贯彻执行及成本的有效控制。负责物业管理相关费用的收缴工作。负责客户投诉、纠纷协调处理和客户日常关系维护工作,定期听取客户意见及客户满意度调查工作。负责环境部日常工作的监督,定期巡视工作,发现问题及时协调处理解决。负责对本部门人员服务工作及业务技能的培训,不断提高员工的业务水平和服务质量。协助公司物业其它部门工作,协助其它部门对突发事件的处理,协助物业总经理对园区增值服务的经营工作。完成公司领导交代的其它工作。