培训课件：采购与物料管理.ppt

物流运作功能与过程管理 采购与物料管理
采购的基本概念
供应商的选择与评估
原材料物流的零库存管理
采购成本管理
物料需求计划
采购与物料管理
采购的基本概念
采购的重要性
采购之所以重要是因为它的工作质量关系到企业的产品质量和成本,随着社会分工的进一步细化,企业经营方式向专业化协作化发展,采购的比重呈上升趋势,它的地位会越来越重要。
采购的资金量大。在制造业中,企业的采购资金占最终产品销售额的40%~60%,这意味着在采购成本上减少不大的比例,就会对利润产生不小的影响,其增加利润的效果要远远大于在其他方面采取的措施。所以,采购自然成为降低成本的主要环节。(参见〈影响利润的因素比较表〉)
满足制造产品需求。企业生产部门对采购的要求不仅仅是数量,还有质量、性能与时间的要求。原材料和零件的性能与质量直接关系到产品的性能和质量。现代物流管理要求做到准时化采购,即JIT采购。
采购的战略角色。一个发展成熟的企业,普遍意识到企业获得利润的空间在企业内部已经很小,要进一步提高资源的利用率,只能把注意力扩大到整个供应渠道上。
中国企业采购环节改进空间巨大。
影响利润的因素比较
增加利润的因素是很多的,但其中只有降低采购费用这一措施效果最明显,这实际上也体现了杠杆作用的原理。管好了采购这一重要环节,企业一大半的资金就管好了。
采购的一般流程
1. 采购申请
2. 选择供应商
3. 价格谈判
4. 签发采购订单
5. 跟踪订单
6. 接收货物
确认供应商的支付发票
采购申请必须严格按生产或客户的需要,以及现有库存量,对品种、数量、安全库存量等因素作科学的计算后才能提出,并且要有审核制度,规定哪些物资、多大的采购资金必须经过哪级主管的批准才有效。通过采购申请环节的控制,可以防止随意和盲目采购。
在买方市场中,由于供大于求,市场上往往有多家供应商可供选择,此时买方处于有利地位,可以货比多家,还可以提出一些服务条件,所以选好供应商是企业降低采购成本的主攻方向。此时,应该尽可能的列出所有的供应商清单,采用科学的方法挑选合适的供应商。
(1)价格由市场供需矛盾决定,任何一方都不可能随意要价;(2)采购不仅仅是单一的价格问题,还有质量问题,交货时间与批量问题,包装与运输方式,售后服务问题等。需要综合权衡利弊,绝不能在价格上占点小便宜,而在其他方面损失很大。
采购订单相当于合同文本,具有法律效力。签发采购订单必须十分仔细,每项条款认真填写,关键处的用词须反复推敲,表达要简洁,含义要明确。对于采购的每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装标准、运输方式、检验形式、索赔条件与标准等都应该—一审定。
采购订单签发后并不是采购工作的结束,必须对订单的执行情况进行跟踪,防止发生对方的违约事件,保证订单顺利执行,货物按时进库,以保证供应。对订单实施跟踪还可以随时掌握货物的动向,万一发生意外事件,可及时采取措施,避免不必要的损失,或将损失减小到最低水平。
货物运到自己的仓库必须马上组织人员对货物进行验收。验收是按订单上的条款进行的,应该逐条进行,仔细查对。除此以外,还要查对货损情况,如货损超标,要查明原因,分清责任,为提出索赔提供证据。货物验收完毕才能签字认可。
支付货款,支付以前必须查对支付发票与验收的货物清单是否一致,确认没有差错以后才能签字付款。
采购与物料管理
供应商的选择与评估
供应商选择的一般步骤
供应商选择绝不是采购员个人的事,而是一个集体的决策,需要企业各部门有关的人员共同参与讨论、共同决定,获得各个部门的认可,包括采购部的决策者和其他部门的决策影响者。
供应商的选择涉及到企业的生产、技术、计划、财务、物流、市场部门等。对于技术要求高、重要的采购项目来说特别需要设立跨职能部门的供应商选择工作小组。供应商选择小组应由各部门有关人员组成,包括研究与开发部、技术支持部、采购部、物流管理部、市场部、计划部等。
通过供应商信息数据库,以及采购人员、销售人员或行业杂志、网站等媒介渠道了解市场上能提供所需物品的供应商。
确定代表供应商服务水平的有关因素,据此提出评估指标。评估指标和权重对于不同行业和产品的供应商是不尽相同的。
为了保证评估的可靠,应该对供应商进行调查。在调查时一方面听取供应商提供的情况,另一方面尽量对供应商进行实地考察(考察小组由各部门有关人员组成):
技术部门进行技术考察,对企业的设备,技术人员进行分析,考虑将来质量是否能够保证,以及是否能够跟上企业所需技术的发展,满足企业变动的要求;
生产部门考查生产制造系统,了解人员素质、设备配置水平、生产能力、生产稳定性等;
财务部门进行财务考核,了解供应商的历史背景和发展前景,审计供应商并购、被收购的可能,了解供应商经营状况,信