采购系统使用详细说明模板.doc

采购系统使用详细说明目录采购系统使用说明 2第一节基础信息 2设置审批环节 2设置审批流程 4采购类别定义 6采购类别定义 6采购物品维护&供应商维护 7第二节采购管理 8申购 8审批 13采购 15采购订单查询 16申购批后单转采购 17紧急申购批后单转采购单 18验收 19未确认收货记录查询窗口 21待验收采购定单查询窗口 22验收单 24第三节价格管理 25供应商报价 25价格审核 28物品定价 29定价审核 32第四节其他 33合同管理 33合同管理列表 33新合同 34采用下期定价 36手工更新定价报价 36采购系统使用说明采购管理系统是整个物流系统的中枢,对内联系着部门,将部门的要求反映为采购订单,并将收货凭证转交收货部门作为验收依据。对外,采购系统联系合适的供应商,从而达到物品的采购。采购系统主要有以下功能:生成采购订单、供应商报价及市场价搜集、物品按期定价等。生成采购订单有两种方式:一种是根据部门应用系统各部门及仓库提出的申购单的批后单,系统自动生成相应采购订单;另一种是根据手工的批后单输入采购订单(一般用于申购功能未使用或未完全使用)。第一节基础信息采购业务重点:厂商报价、物品定价、信息查询、系统维护等。每个酒店采购物品都有一定的审批流程,使用采购系统前,必须先正确合理的设置好审批流程。审批流程的设定主要有两方面的工作:审批环节、审批流程,如下图所示。设置审批环节所有审批环节的汇总,并指定每个审批环节中有效人员的工号,便于设置审批流程时采用。执行系统维护→审批环节维护,打开审批环节维护窗口,如下图所示。窗口左边是全部审批流程环节列表,中间是各环节的详细信息:项目说明编码即审批环节的流水号,增加环节时,编码自动生成;审批环节即审批环节描述;分部门审批每个审批环节下可能涉及整个酒店多个部门的操作人员,而有些操作被限制只能本部门人员操作与本部门相关的业务。如针对部门经理来说,大部分酒店应该都是部门经理只允许审批与本部门相关的单子窗口右边是功能按钮:按钮说明插入增加审批环节;删除删除窗口中部选中环节(即所指行);保存保存修改过的内容。双击窗口左边某环节,窗口中部显示该环节审批人员列表。如下图所示,部门经理环节,有权限的操作员有LH、ZLJ等14位。操作员增加、删除的方法同环节的处理。设置审批流程根据酒店既定的审批流程,利用已经设置好的环节,设置审批流程。执行系统维护→审批流程维护,打开审批流程维护窗口,如下图所示。该窗口左边显示审批流程列表,右边显示各审批流程的基本信息:项目说明流程编号即审批流程的流水号,增加流程时,编号自动生成;流程名称流程名称,根据酒店实际情况命名;单据限额审批单据的最高金额数;单笔限额审批单据中单笔最高金额数;类型审批类型分:部门申领、一般申购、紧急申购,含义如下:部门申领:指部门领料通过系统完成,类似于申购的流程即申领人先填写领料单,之后进入审批流程,按类似于申购的流程处理。一般申购:需求不是很迫切,走正常的流程:先填申购单然后审批然后转采购最后验收入库。紧急申购:针对于酒店使用来说需求比较急迫的物品,系统有专门针对于这种情况的审批流程,有些酒店是先实施后补单子补流程。双击流程列表中的某流程,如“物资申购(付智)”,窗口左边显示审批流程中的每个环节及允许使用该流程的人员列表。如下图所示,该审批流程如下:采购员(付智)审批→采购经理审批→财务主任审批(1)、单击〖〗,审批流程设定处增加一记录,单击选择环节;(2)、环节确认后,可依次插入允许使用该流程的人员列表,方法同(1);采购类别定义采购类别,是指将采购中一些性质相近的物品归到同一个类里,比如将每天都要采购的蔬菜,或者每旬都要定价的蔬菜等归到同一个采购类别里,然后可以在采购或定价的时候一起调出。在这个功能里,主要做采购类别定义,采购物品维护,采购供应商维护等。