会展文案.ppt

第四节会展时间管理会展的进度计划12月与会展中心和酒店签订合同选择展览服务公司向预期参展商发出第一批邮件1月在行业刊物和其他合适的媒体上进行第一次新闻发布2月向参展商发出第一次公告,实施激励措施加强展位销售3月继续招展并考虑组织专业观众事宜确定保安事宜4月进行第二次新闻发布最后确定特殊嘉宾或者进行展会促销活动研究其他展会,开发潜在参展商展会进度安排5月确定展会的交通安排列出专业观众名单6月招展,并再次发放邮件确认酒店安排准备展会现场领位地图设立展会休息和餐饮服务区确认停车、展会电话号码、展会办公室电话号码和地址最后确定展层设计方案7月—8月向参展商第三次发出邮件,内容包括赞助机会、广告机会、展会动态信息9月向参展商和观众发放必要物品展会进度安排10月最后与展馆、酒店、保安、展览服务商和宴会组织者等确认相关事宜11月展商、观众注册,开幕式展览开始展览期间的调查展会总结、评估会展时间管理/进度计划现代企业的经营活动更讲究时间成本,更重视对时间的有效的管理。会展时间管理方案是指办展机构对会展各项筹备和组织工作,在时间上进行通盘考虑,对会展的招展、招商、宣传推广、筹展、撤展,以及展会服务等各个环节在时间及工作进度上进行统筹安排,使各项工作在时间安排和进度上彼此协调,符合会展整体筹备组织工作的需要,在时间上保证会展最终如期举行的文案。对会展进行有效的时间管理,是现代会展业发展的必然要求,也是保证会展成功举办的重要条件之一。由于会展业的特殊性,对会展进行时间管理,不仅要对会展整体筹备组织工作进行管理,还要对各重要组织环节进行管理。具体来说,会展时间营理方案包含内容主要有六点:招展时间招商时间宣传推广时间会展服务时间筹展撤展时间管理会展整体时间1、招展时间招展是展会策划和筹备的核心工作,能否在预定的时间里顺利完成招展任务,是展会能否成功举办的关键。如果招展不成功,展会势必难以顺利举行。展会招展工作不能一蹴而就,它要经过多次反复、多次邀请、多次努力才能完成。会展必须在时间上对招展工作进行合理的安排,并对会展招展的时间进度进行有效监督和控制,合理把握会展招展工作的时间节点,何时启动、用时多长、何时结束等等。2、招商时间招商工作的成绩好坏直接关系到展会效果,关系到参展商参展价道的实现程度。招商工作的主要任务是吸引观众参观展会,展会的招商工作要让展会的目标观众在时间上有一个知道展会、了解展会、接受展会并最终决定参观展会的过程,使目标观众能如期到会参观。到会观众数量的多少要与参展商数量的多少相适应。展会招商时间管理,就是对展会招商在时间上进行合理安排,在进度上进行有效监督和控制,使展会开幕后有足够数量的有效观众参观。一般会展的举办期间都可看做是招商时间,对于专业观众如采购商、团队客商还应安排论坛、研讨、订货洽谈会等活动的时间。3、会展宣传推广时间会展宣传推广的三大主要任务是促进展会招展、促进展会招商和建立展会良好品牌形象,因此,展会宣传推广工作不仅在内容上要与展会招展、招商以及品牌建设相适应,还要在时间安排上与之相协调。宣传推广的内容何时侧重于促进会展招展,何时侧重于促进会展招商。加强会展宣传的时间管理,控制好时间节点,会展发展到什么阶段就进行什么样的宣传推广工作,最终保证宣传推广任务的落实和完成。