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档案整理FOLLOWME常州市档案局(馆)制作*文件归档过程有严格的程序,可概括为八个步骤,按程序操作就能简便易行、水到渠成。﹡文件正本与定稿为一件(定稿不易装订的也可单独作为一件);﹡正文与附件为一件(如附件数量较多也可各为一件);﹡原件与复制件为一件(对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件,要复制后与原件一起归档);﹡转发文与被转发文为一件。第一步件的确定件是档案保管的最小个体,一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多,要用以下标准来确定件。文书档案的整理*﹡一本会议记录、介绍信存根应作多件处理(整本会议记录、介绍信存根不必拆开,以每次会议记录、每份介绍信各作为一件)。文书档案的整理**最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。*重要文件的正文与历次修改稿为一件(重要文件须保留历次修改稿的,应作为一件,如修改稿数量较多也可各为一件)。*成套的会议材料各为一件(一个会议的材料不能简单作一件处理,而要分别以件归档)。文书档案的整理*﹡定稿:用计算机打印的定稿,无论定稿上有无重要修改手迹、领导批示,均应归档;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,须多打一份作为定稿与正文和发文稿纸为一件归档。﹡发文稿纸:栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸,与正本、定稿一并归档。﹡文件处理单:正文与文件处理单为一件;不论有无领导批示内容、有无处理结果的文件处理单,均应与文件一起归档。﹡来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;这样是为整理此类文件节约了工作量,但在此后的编目中文件题名应写批复的题名,在后面要注明(附请示、报告、函)。文书档案的整理*﹡经过若干环节、层次办理的来文、复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;——这样处理能将办文复杂的来文、复文更好地处理,便于检索。﹡报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;——充分尊重和利用原来的基础。运用文档一体化管理软件的单位应建立二级目录,即进入二级目录界面,输入每份报表、名册的题名+单位名(人名)。文书档案的整理*﹡未装订的式样同一的表格,要求一份为一件整理。文书档案的整理*整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。——需保管30年以上的文件要进行修整,保管10年以下的文件保持原状就行了,减少不必要的劳动。文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物,及大纸张折叠。修裱:对破损纸张进行修补或托裱。复制:对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。去除易锈金属物:最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等,防止时间长了生锈。第二步文件的修整文书档案的整理*大纸张折叠:归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的,所以大纸张要进行折叠后才能装入,折叠时尽量减少折数,文件页数多的要单张折叠。文书档案的整理*装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订,一般订两只钉就够了。第三步装订文书档案的整理归档文件经修整后要按件装订。不锈钢钉装订方式