浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用.pdf

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浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用一、电文文件的归档口郑红丽【摘要缱游募墓榈凳敌小八字啤辈⒎鞘鞘怪街使芾硐低澈偷缱庸芾硐低扯懒⒌亍⑽奕魏瘟O档乇9埽缱【关键词】电子文件归档电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件,若没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用,对只有电子鉴章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。电子文件以其新颖性及与传统管理方法的不一致性。给档案工作带来管理方法上的根本性变革。电子文件与纸质文件有着完全不同的归档方式和特殊归档形式。归档模式由于电子文件的特殊性及现有科技条件和档案管理水平的限制,目前大多数人赞成纸电共存方式,即归档的“双套制”。实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、无任何联系地保管,而应把电子档案与纸质档案作有机的对应,相互建立准确可靠的标识关系,即:在纸质档案的卷内目录、备考表等内注明相应的电子文件的存放地址、编号等信息;在电子档案后标上相应纸质档案的库房编号、柜号、目录号等信息。当档案的著录、编号或内容等更改时,应注意保证电子档案与相应纸质档案的一致性。当然,这种“双套制”只是一种过渡方式,相信随着科技的发展、无纸化办公的实现、档案管理水平的进一步提高,电子文件可以作为唯一的归档方式并得到更好的保存。归档范围由于电子文件产生与利用的环境的特殊性,其归档范围与其他介质档案相比必然有不同的特点。电子文件归档范围不仅包括文件本身,而且对产生电子文件的支持文件、数据文件及其他有关文件一并归档,大体上可包括以下几类:一是支持性文件,指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。二是数据文件,指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新。应对原始数据每隔一段时间定期拷贝,并将拷贝文件归档。三是与电子文件有关的各种纸质文件,主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等,还有重要的保管期限长的电子文件的纸质载体打印件以及文件的不同稿本。年第凇ば摹叮沂文件具有其特殊性,与传统的管理方法具有鲜明的不协调性,这对档案管理工作方法提出了新的要求。保管的目的是利用,电子档案的利用方法具有鲜明的特点。电子档案保管利用
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二、电子档案的保管归档办法电子文件的传递有介质传递和网络传递两种,从而使电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。所谓介质归档方式,是指各部门将自身形成的电子文件存储在磁带或光盘上交档案馆保存。所谓网络归档方式,是指在机关内部已经实现网络化,各部门和档案室都成为网上一个节点的条件下,各部门将自身形成的电子文件通过网络传输到档案室,或按照档案室的要求;后进入网络规定的地址,供本机关各部门查阅。为了确保电子文件的可靠性,在目前的技术条件和管理水平下,最好采用介质归档方式。归档要求归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用,因此档案部门应采取措施,保证电子文件归档的质量要求,具体如下:⒐榈档缱游募匦胝媸涤效。要运用各种技术手段保障电子文件的真实性与凭证性,严格审定归档电子文件的版本。文本文件应以最后定稿归档。图形文件如经更改,需将与当时技术状态一致的版本归档。⒐榈档缱游募匦胪暾⒆确、系统、