电子文件归档与电子档案管理办法.doc

电子文件归档与电子档案管理办法

对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。
电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。
电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。
应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。
为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2. 电子文件的收集与积累
收集范围。电子文件的收集范围,按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
收集积累要求
记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。
在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。
用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。
通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
收集、积累方法
及时按照要求制作电子文件备份。
每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。
电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I