电子目录接收和电子档案管理.ppt

电子目录接收和电子档案管理
--解决方案、系统功能、系统特点
目录
系统解决的核心问题
系统功能
系统特点
“电子目录接收和电子档案管理”解决的核心问题
如何建立科学、有序、可行的区域电子目录中心和电子档案中心实施方案
如何解决区域档案数字化的方法
如何建立电子文档的管理系统
如何解决区域电子目录和电子档案的利用模式
区域电子目录中心和电子档案中心实施方案
该实施方案是根据我国区域行政管理和档案管理体制的实际情况而设计,由五个部分组成:
即制定计划、有序开展;
调查摸底,选定试点;
目标管理,列入考核;
编印手册,开展培训;
业务指导、技术支持等。
其要点是三列入,
将数字化档案馆作为一个系统工程列入当地国民经济和社会事业发展规划;
列入当地信息化发展计划和规划概要,如将档案管理系统作为我区十三个信息化子系统之一;
制定本地区数字化档案馆(室)五年乃到十年计划。其次制定了一个详细的、可行的电子目录接收和电子档案管理进度表,和试点推广应用单位目标管理考核标准。
如何解决区域档案数字化的方法
根据区域档案的形成来源,我们对电子目录和电子档案库的建立采取三种方法:
对已进馆的馆藏档案采用由临时工录入的方法,长期聘请,采取计件制。
对每年接收的单位档案我们从1999年下半年开始,要求凡移交进馆的档案必须同时移交电子目录,鼓励移交电子档案。
对今后档案定期进馆的单位采取试点、推广和全面应用三个阶段,涉及市级机关、镇乡、事业、企业、学校等各种类型的单位。
同时对试点单位采取“共建、共享、共进”政策,即馆室共建数据库,共享双方信息化成果,共同推进区域档案数字化进程。
对电子目录和电子档案的接收,我们对移交单位采取“三个统一”的方法:统一档案管理软件、统一数据库结构、统一档案原文存储格式。
其次我们通过印发文件提出移交要求、召开档案移交单位会议,电子目录录入要求培训、进行大量的业务指导等方法进行数据库的质量控制。
其三,我们在实践过程中制定了“萧山市档案馆电子目录和电子档案接收进馆暂行规定”。其四是对电子目录和电子档案的交接作了一些探索。移交载体采用软磁盘、光盘刻录、网上移交(E-mail、FTP和远程访问等)等方式。
如何建立电子文档的管理系统
电子文档管理模式
全宗—分类库
分类综合库
15大类数据库结构规则
安全性
收集阶段
交接阶段
管理阶段
利用阶段
备份机制
五种
存储体系
管理制度
《电子目录接收和电子档案管理暂行规定》
《电子目录接收和电子档案数据库结构规则》
《电子目录和电子档案管理工作人员职责》。
如何建立区域电子目录和电子档案的利用模式
一是单机利用,作为各基层档案室向网络化利用的过渡
二是局域网利用,量子PDE2000数字化档案馆管理系统(网络版)可供档案查阅室和各工作站使用,员工通过科室、用户名和密码访问相应权限的数据,如数据的只读与修改权限、电子原文的查看权限、保密数据的查看权限。
三是允许进馆序列单位拨号远程访问区域档案馆的电子目录中心。
四是通过区政府内部网(各镇政府所在地和区级机关各部门通过光纤相连),专门放置一台档案服务器,构建一个萧山区档案数字神经系统。
五是通过英特网面向社会公众。开放档案允许公众访问和浏览下载;限制档案和保密档案通过不同的权限设置和密钥体系允许有关人员访问。
如何建立区域电子目录和电子档案的利用模式
区域数字档案神经系统
所谓区域数字档案神经系统在整体上相当于人的神经系统。它提供了完美集成的档案信息流,在正确的时间到达系统的正确地方。区域数字档案神经系统由区域数字档案馆和进馆序列单位数字档案室组成,其基石就是该课题研究并还在实施的数字档案馆(室)的电子目录库(包括文件级条目、专题数据库等)和电子档案库(珍贵常用档案、多媒体档案的数字化存储与利用)。这些数字档案馆(室)使档案工作者能迅速感知其环境并做出反应、觉察区域经济社会的挑战和社会公众的需求,然后组织及时的反应,最大限度地满足利用者的要求。
如何普及提高区域档案工作者的电子文档管理水平
电子文档管理手册
资源网站
教师和技术支持工程师
系统功能
数据库管理系统
业务流程管理系统
网上档案馆
网上档案室