商户档案管理制度.docx

商户档案管理制度一、目的为了确保商户档案资料的有用性、完整性、和保密性。二、适用范围公司商管部对商户档案的管理工作。三、职责按照归档范围、要求,将商户档案资料的收集、整理、按时归档。商管部人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。四、工作程序从商户签订铺位租赁或定金协议之日起,商管人员按本管理规程收集、整理、归档。以商户签订协议日期的前后顺序排列作为档案编号,按户设档,一户一档一编号,所有整理的资料归入档案。商管人员应对档案资料进行目录编写以便查阅。4、铺位的商户发生变动,档案资料应即时调整。5、所有商户档案资料实行保密管理,除司法机关执行公务查询外,任何第三方不予查询。公司各部门如需查阅商户档案,必须经过总经理批准或填写(<1>档案借阅申请单)后方可查阅。6、商户档案由行政部统一保管。五、档案归档要求1、各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交相应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。填写(<2>档案借阅延期单)。2、各部门向公司行政部移交档案时,要严格履行移交手续,填写(<3>档案移交表格)。3、归档案卷的总要求是:遵循商户档案的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,按照楼层业态建档、归档便于日后保管和查询。具体应做到下述几点:(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的商户档案应包括如下文件:接铺位通知书、铺位验收确认书、租赁合同复印件、商户有效证件复印件、商户联系电话、(营业执照、税务登记证、组织机构代码、商标注册证、商品的质检报告、如有进口商品要出具报关单等复印件),如果是代理或托管还要出示相关授权书,商户/委托代理人签字的管理公约、装修工程申请表(附装修设计施工图纸)、装修工程切结书、商户提供的其他材料,及特殊情况领导审批确认书。在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、通知与确认、商户提供的相关材料等形成的同一文件立在一起,不得分开。卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即正件在前,附件在后。(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表也应在图表上的背面编号。(5)案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;卷内文件目录放在卷目。(6)档案要做到安全保管,定期检查,积极创造档案保管条件,做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密,保持经常通风。4、档案的核查和销毁总经理助理对所保存档案定期进行核查,对不符合归档要求的要及时通知相关部门跟进,确保档案内容的完整。对已撤铺位或更换商户的档案材料,按规定进行销毁。商户档案材料的销毁需经总经理批准后,方可销毁,且进行相关记录。六、档案的借阅公司各部门因工作需要,借阅商户档案需经本部门领导批准,总经理同意签字后行政部确认方可借阅。借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。借阅档案者,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经总经理批准,填写(<4>档案转借、外带申请表)。借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过一天。延期需部门经理补签延期说明。(同<2>档案借阅延期单)借阅人对档案要妥善保管,不得遗失,如有遗失,按本制度第七条相关罚则进行处罚。凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。七、罚款细则1、延期或不交应归档的文件材料,说明原因,并补签相关文件及程序,若不遵循标准和要求催交时仍拖延不交的,当事人和部门领导各罚款100元~500元。2、泄露秘密,涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款500元~1000元,并予以通报批评。3、对于利用档案谋取私利,泄露公司商业机密,予以开除处分。如造成经济损失,赔偿相关经济损失,并移交司法部门处理。八、特别说明九、附表<1>档案借阅申请单档案借阅申请单使用人姓名使用部门借阅时间借阅资料名称借阅用途使用性质□查阅复印外带其他()经手人部门经理总经理归还日期归还情况备注<2>档案借阅延期单档案借阅延期申请单使用人姓名使用部门借阅时间借阅资料名称借阅用途使用性质□查阅印外带他()经手人部门经理总经理应归还日期延期归还日期备注<3>档案移交表格