公文写作如何使文章更加规范--闫静.doc

1如何使文章更加规范北京时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师闫静我们现在开始讲商务文书写作的第四大块,如何使文章更加规范。我们刚才一开始讲的是步骤的问题,你怎么写。写出来之后,我们讲的是润色的问题,怎么样使文章更加生动,更加有感染力,然后让你的读者更快地去采取行动。那么第三,我们就涉及到一个注意事项,也就是说写文章是要有规范的,我们每一个地方,都是要去推敲,但是前提是说你要知道规则是什么,知道了规则是什么,才可以去有的放矢地去注意去改。在以上的板块中,我们对商务文书的写作步骤以及润色问题进行了讨论,下面来看看如何使商务文书具有规范性,具体包括以下六个方面:(一)数字的使用规范对商务文书写作规范性的要求首先表现在所应用的数字上。对于在商务文书中应用的数字,有以下的使用规范和要求:【案例】商务公文中数字运用不规范的表现在以下列示的内容中,数字的使用都存在不规范的问题:1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加”分析:句子中提到了数量的增加,则应该加入确定的数值以明确相应的增幅,这个句子可以改为:“对于项目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。22、“您的账款已经过期了”分析:仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的,应该在其中明确具体的过期时间,这个句子可以改为:“您的账款已经过期40天了”。3、“本月氯化钾产量为300吨,增加了8%”分析:很明显这个句子中缺乏产量增加的比较基准期,可以改为:“本月氯化钾产量为300吨,相比去年同期增加了8%”。4、“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%,大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%”分析:该公司总人数的比例应该是100%,而两类文化程度不同的员工比重之和在增长之后却达到了131%(78%+53%),这显然是不合逻辑的。这个句子应该改为:“本公司大专文化程度的员工由过去占总人数的54%上升到78%,大本文化程度的员工由过去占总人数的29%上升到53%”。,第一个规范和要求是真实准确。表现在商务文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义,因此其中所援引的数字数据务必要来自于稳妥的出处,这样才能确保是真实准确的。,“各个分数之和与总数相等”也是运用数字的基本要求之一。,不同3统计口径的数据放在一起示没有任何意义的;只有在统计口径一致的前提下,才能进行数据之间的对比。。除了明确数字比较的基准之外,根据我国公文写作的法规规定,按惯例“××以上”以及“××以下”都应该示包含该数字在内的。,数字之间的倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是,“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系,即原来为100%,现在变为了30%;而“降低到70%”则不同,它表示原来为100%,现在变为了70%。,需要予以明确的界定,具体的规定为:“商务文书中的数字,除成文日期、部分结构层次