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文件管理培训教材要纲公司的文件和资料分为:质量体系文件:质量手册、程序文件、三层文件及质量记录(质量方针、质量目标)外来文件和资料:指国际标准、国家标准、部颁标准、行业标准等从外部获取的文件、资料其它行政文件受控文件和非受控文件的定义:受控文件:受控文件是“非受控文件”的对称。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件,如:质量手册、程序文件、各种规章制度等。非受控文件:非受控文件是“受控文件”的对称。凡是不存在修改和换版的文件都是非受控文件。这些文件一般情况下都是一次性使用,而且使用的时间较短,并在使用过程中不用修改和换版。如:审核计划、培训计划等。新文件发行:A)经相关人员审核B)交文控受控发行C)电子文档发送给文控D)登录部门文件清单受控文件的修改:A)文件更改申请单;B)各相关人员审核;C)文件分发回收记录;D)作废文件的处理。文件的丢失:A)文件申领表B)受控号的区分,丢失件的控制破损文件:将破损文件交文控处更换注意事项:无人审批、未盖受控副本章的体系(质量手册、程序文件、作业指导书、检验规范、外来文件等)文件不接收,受控副本文件不能再复印。各部门文件管理人员调职、离职或请假时须提前把文件交接清楚,并做好交接手续(根据该部门最新的“文件清单”)。公司所有新发放/更改的受控文件统一由文控负责编号,部门不得私自编号。所有须受控的体系文件必须经过文控下发,部门不得私自发放。部门新制定的受控文件,须将电子档提交文控处,由文控统一格式、编号,受控分发。(工程部的工艺作业指导书除外)部门文件管理员除其原有职责外,还须负责部门文件的接收、归档、建立目录、日常维护等工作。当前要求:清查、统计本部门丢失、破损的文件,统一填写申请单到文控处补发、更换;并建立本部门最新的“文件清单”。质量记录:定义:空白表单的最新版本以文控处为标准空白表单的修改按《文件和资料管理程序》中的要求执行编号———根据年/月/日数量的多少填写要求———清晰、涂改要签章、禁红铅笔等保存期限按《质量记录清单》按量月/年装订成册,标识清楚,妥善保存保存到期的记录销毁———文件处置申请单质量记录的借阅———文件借阅申请单