文 件管理制度.doc

文 件管理制度.doc目的1・1统筹管理本公司管理有效运作所需文件,规定了文件的编写、修订、批准、发布、标识、发放、和作废等的过程,以保证文件控制的规范化,确保文件的有效性。、外来文件的控制(质量部文件由质量部另行统筹管理)。3•定义::本公司范围之外的机构所提供的文件,如客户资料、法律法规等。工作内容::由各部门负责人按日常工作所需进行策划,或由公司按发展所需进行确定所需制订的文件主题,安排各部门对应工作负责人进行撰写,文件格式由质量部统一安排、确保文件清晰,易于识别。2文件在正式发行前,需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨,撰写人再根据研讨结果对文件进行调整,再交由各相关部门负责人进行审核,最终交由部门经理批准;质量部文件由质量总监审核后交于质量受权人批准;加盖“受控文件”:第一层次:手册、公司的方针和冃标是公司纲领性文件。第二层次:体系要求的程序文件是手册的支持性文件。第三层次:作业指导书、工艺规程、规范、方案、P计划和各项管理制度等,是具体操作性文件。第四层次:各种记录、报告等。:受控文件分为管理性文件和技术性文件两类,编号规则如下:XHR代表:西安宏兴乳业有限公司代号G代表:管理性文件J代表:技术性文件A或B或C代表:第一或第二或第三层次XX—XX—XXX——XXXX代表:第一个XX代表部门代号,第二个XX代表文件版次(01、02……),XXX代表文件序号(001、002……),最后XXXX代表发布年号(2016、2017……):手册、,由相关负责人采用登记表进行登记管理。4・4文件版本管理:、增订者,由提议部门填写《文件更改申请单》,提出修订原因,送上级主管批准后方可进行修订、更换,文件修改后,版本号上升一位流水号,文件超过5次修改应重新印发。一般情况下,不超过5年应对文件更新换版,当9次修改或版而达到50%以上修改时文件应进行换版。、批准,如原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批,如本人不在,可由其指定人员审批,必要时,审批人员应有原文件的背景资料。《文件更改申请单》由文件发放部门存档。、领用、更改等采用书而版本。4・5文件分发回收:,由质量部组织发放。“外来文件清单”。,不得随意借用他人的文件复印,应到发放部门申请领发。、影响使用时,应到发放部门更换,交回破损文件,补办新文件。新文件仍延续旧文件的发放号,档案员负责销毁破损文件。,档案员在补发文件时应给予新的文号,同时作废丢失的文件文号。、程序文件、三层文件经过需要换版时,原版次文件作废,换发新版号,版本号依次为第01版、第02版……类推。由原发放部门填写“文件更改申请单”经原核查人、批准人进行核查、批准后(原核查人、批准人不在时,可提前授权代理签字)。原发放部门负责更改、