总经办岗位职责与行为规范.doc

1 总经办岗位职责与行为规范 1、总办工作具有参与政务、掌管事务、搞好服务等主要功能, 是企业发展的基本保障, 对推动公司的发展进程有着重要的作用。 2 、总经办办职能(1) 对外联络: 协调与政府主管部门、社会职能机构的关系, 建立良好的疏通渠道,促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来,树立良好的企业形象; (2) 制度制定: 起草、修改、完善各项行政管理制度( 包括会议、发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用等),监督、检查、落实公司行政制度的执行; (3) 文件与档案管理: 负责内部和外部文件的收取、编号、传送、催办, 负责内部文件打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅, 负责各种合同、资料、文件、图书、证书的归档和管理,负责公司注册、变更等登记手续办理; (4) 会议管理: 负责公司内部会议的安排,整理会议记录,对会议决定进行催办、查办和落实, 代表公司出席有关会议,负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动; (5) 物资管理:负责办公用品及劳保用品的购买、发放、保管; (6) 费用管理:编制公司年度行政费用预算,控制行政费用支出,确定费用分摊范围, 按月份分摊各项办公费用; (7) 信息管理: 负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作, 沟通内外联系、保证上情下达、下情上报;负责有关信息的整理和分析,为公司决策提供依据; (8 )党务工作管理:负责党建带团建、工会、妇女等工作的开展与活动的组织安排。(9) 其他: 按照总经理的要求,正常发挥综合监督职能的作用, 维持公司正常的工作秩序。 3 、监督流程及内容: (1 )行政工作: 每月总结各部、各店办公用品的请购情况,统计通报并存档,作为考核评比的依据。对公司运营过程中各项规章制度的执行情况进行检查、记录、汇总后向总经理汇报。同时对整改落实情况跟踪检查,督促落实。每季度检查各部、各店的工作计划完成情况。(2 )生产安全工作:每季度对各店的生产安全运营情况进行检查,重点检查领导对安全工作的落实情况,检查安全教育培训记录是否齐全,各种设备的安全保养、检测是否及时进行等保证安全平稳运营的工作。对评优选先有一票否决权。(3 )其他勤杂工做:对公司勤杂、日常事务工作的定期、度定期检查,对不符合公司规章制度要求的要跟进督促落实。总经办主任职务名称:总经办主任直接上级:总经理直接下属:文员、采购员。岗位职责: 1. 在总经理的领导下, 主持总经办的全面工作, 组织对各部、各店办公室各岗位工作的指导与监督, 门工作 2 2. 负责组织收集和了解各部、各店的工作动态, 协助公司领导协调各部、各店之间相关的业务工作, 协调公司外部的相关业务工作, 掌握公司主要活动情况,为公司领导决策提供意见和建议。 3. 负责公司各种公共关系的建立。 4. 负责组织公司行政、人资统计、档案、印信、劳动纪律、消防、安全、公司车辆、食堂、保洁、公共卫生等有关管理制度的拟定、修改、补充、实施和考核评比工作。 5. 汇总各部门、各店的年终工作总结和下一年计划。 6. 负责公司各种会议的筹备、组织工作。 7. 负责做好公司来宾的接待安排。 8. 负责公司办公用品、劳保用品的采购、发放管理工作。 9. 负责组织每季度末对各部、各店的综合检查、督导, 并将检查结果汇总、按奖惩制度实施情况公布存档。 10. 完成公司领导交办的其它工作任务。总经办文员职务名称:总经办文员直接上级:总经办主任岗位职责: 1. 协助总经办主任做好日常行政事务工作。 2. 做好公司各种会议记录(纪要) ,并整理打印,负责公司各类文字资料的起草(普通文稿)及打印工作,及时分发至各部、各店。 3. 接听电话,做好记录及时转达相关人员。负责总经办设备的使用及保养。 4. 负责公司证明、印信、文档的管理, 做好借用登记及催回工作。负责及时将有关文档资料整理归档、登记、利用工作。 5. 协调其他部门做好相关工作,起到沟通协调、上传下达的作用。 6. 负责每月统计、汇总的各部、各店办公用品、劳保用品的请购计划、购入后的入库、发放、建帐,并同财务定期核对帐务。 7. 负责总部每月水票的购买、发放, 员工餐卡的发放, 客户餐票的打印、发放、离职人员餐卡的收回等工作。 8. 负责协助领导来访客人的接待、服务工作。 9. 协助总经办主任对公司各项工作综合检查、督导材料的记录、整理、汇总、存档工作。 10. 协助总经办主任对各类员工工服的定购、发放, 并严格执行发放标准。员工离职后旧工服收缴等统计工作。 11. 负责每月末对公司办公用品、劳保用品的库存核查盘库上报, 每月初的物品领用、发放及记录。 12. 完成领导临时交办的各项工作。采购员职务名称:采购员直接上级:总经办主任岗位职责 1. 认真贯彻执行公司采购管理规定和