会议策划及费用预算.doc.doc

会议策划及费用预算一、总体策划:拟定于 10月24日举行,地点安排在 XXX ,历时约 4个半小时。总体安排为上午报到、中午自助餐,下午 1点至 5: 30分开会,晚餐为 6: 00。二、大会议程梗概如下:具体会议议程由质保部拟订 :(具体会议协商定) : : 。 、人员分工: 1. 秘书组:组长 XX ,组员:由 XX 相关人员组成。主要职责为,确定参加人员名单,做好通知联络工作,制作、发送邀请函,准备各类会议资料、文件、证书。 2. 会务组:组长 XX ,组员:由 XX 相关人员组成,主要职责为,预订房间、会场,准备餐饮,摄影摄像,会议现场礼仪(迎宾、授牌) 、会议现场布置(根据会议需要,话筒、投影、音乐、鲜花等)。 3. XX 为总负责,协调各工作,确认会议议程、确定会议讨论议题及相关资料(包含人员分组)、会议发言内容的分类与确认(发言内容包括公司介绍,近年发展情况,公司发展方向,对供方的诸如设备人员投入、体系等方面的要求等等)。四、工作安排 :由秘书组发送邀请,联系参加单位,确定参加人员名单(单位、姓名、联系方式、到达时间、是否携带司机家属等其他人员,重要客户是否需车辆接送)。 :各类资料由秘书组准备。 A 、大会资料参加人员需人手一份,主要包括:会议议程、优秀供方文件、合格供方名单、公司近三年供方质量情况统计报告、餐桌安排单、供方意见反馈单。 B、其他会议资料:签到表、合格供方挂牌、优秀供方挂牌、供方代表证(胸牌)、台签(主席台成员、优秀供方等)。 :由秘书组负责签到、发送纪念品、发放资料、重要客户安排接送。 :由秘书组负责安排相关人员陪同。 :由会务组进行 A、会前准备:预订房间、会场、菜单、酒水、会场内所需物品:会议室背景喷绘、签到台喷绘、话筒、音乐、投影、鲜花、立式讲台、会议室内水果。 B 、纪念品准备:推荐采用水晶摆件,上刻公司 logo ,及“衷心感谢您对我公司多年来的大力支持”字样,落款等。 C、会议准备:布置会场、排列座位、调试音乐、现场摄影就位等。 D、安排礼仪人员进行现场引导服务。五、其他要求 ,厂服(西装、领带、白衬衫) ,供方代表进场时,我方人员须夹道欢迎。 ,经总经理同意后,可在第二日安排旅游。 ,务必事先告知。 : XX ;晚宴邀请: XXX 一、大会筹备期工作安排负责人工作内容及计划完成日期工作人员备注 1. 确定供方参加人员名单、本公司参加人员名单、邀请人员名单 2. 优秀供方评选及发放文件 3. 拟订并发送通知、邀请函 4. 确定发言单位,并通知其准备 5. 根据反馈信息确定实际与会人员名单、住宿情况、抵达情况,信息提供给会务组一份。 6. 确定会议安排及大会议程、讨论议题。 7. 拟订主席台成员名单 8. 准备会议资料:会议议程、优秀供方文件、合格供方名单、公司近三年供方质量情况统计报告、讨论议题、餐桌安排单、供方意见反馈单 9. 准备其他资料:签到表、题词簿、住宿单、合格供方挂牌、优秀供方挂牌、供方代表证(胸牌) 、台签(主席台成员、优秀