会议策划及费用预算.docx

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会议筹划及费用预算
总体筹划：拟定于10月24日举行，地点安排在XXX，历时约4个半小时。总体安排为上午报到、中午自助餐，下午1点至5：30分开会，晚餐为6：00。
大会议程梗概如下：具体会议议程由质保部拟订
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会议筹划及费用预算
总体筹划：拟定于10月24日举行，地点安排在XXX，历时约4个半小时。总体安排为上午报到、中午自助餐，下午1点至5：30分开会，晚餐为6：00。
大会议程梗概如下：具体会议议程由质保部拟订
主席台成员：〔具体会议协商定〕
会议主持：
发言：
表彰授牌仪式。
拍集体合照
分组讨论
人员分工：
秘书组：组长XX，组员：由XX相关人员组成。主要职责为，确定参加人员名单，做好通知联络工作，制作、发送邀请函，准备各类会议资料、文件、证书。
会务组：组长XX，组员：由XX相关人员组成，主要职责为，预订房间、会场，准备餐饮，摄影摄像，会议现场礼仪〔迎宾、授牌〕、会议现场布置〔根据会议需要，话筒、投影、音乐、鲜花等〕。
XX为总负责，协调各工作，确认会议议程、确定会议讨论议题及相关资料〔包含人员分组〕、会议发言内容的分类及确认〔发言内容包括公司介绍，近年开展情况，公司开展方向，对供方的诸如设备人员投入、体系等方面的要求等等〕。
工作安排
通知：由秘书组发送邀请，联系参加单位，确定参加人员名单〔单位、姓名、联系方式、到达时间、是否携带司机家属等其他人员，重要客户是否需车辆接送〕。
资料准备：各类资料由秘书组准备。
A、大会资料参加人员需人手一份，主要包括：会议议程、优秀供方文件、合格供方名单、公司近三年供方质量情况统计报告、餐桌安排单、供方意见反应单。
B、其他会议资料：签到表、合格供方挂牌、优秀供方挂牌、供方代表证〔胸牌〕、台签〔主席台成员、优秀供方等〕。
会议现场：由秘书组负责签到、发送纪念品、发放资料、重要客户安排接送。
旅游安排：由秘书组负责安排相关人员陪同。
会务准备：由会务组进展
A、会前准备：预订房间、会场、菜单、酒水、会场内所需物品：会议室背景喷绘、签到台喷绘、话筒、音乐、投影、鲜花、立式讲台、会议室内水果。
B、纪念品准备：推荐采用水晶摆件，上刻公司logo，及“衷心感谢您对我公司多年来的大力支持〞字样，落款等。
C、会议准备：布置会场、排列座位、调试音乐、现场摄影就位等。
D、安排礼仪人员进展现场引导效劳。
其他要求
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须正式向供方发送邀请函
公司参加人员需着装统一，厂服〔西装、领带、白衬衫〕
会议开场前，供方代表进场时，我方人员须夹道欢送。
如有重要客户，经总经理同意后，可在第二日安排旅游。
需要发言的人员，务必事先告知。
注意晚宴桌次安排
会议邀请：XX；晚宴邀请：XXX
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一、大会筹备期工作安排
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负责人
工作内容及方案
完成日期
工作人员
备注
确定供方参加人员名单、本公司参加人员名单、邀请人员名单
优秀供方评选及发放文件
拟订并发送通知、邀请函
确定发言单位，并通知其准备
根据反应信息确定实际及会人员名单、住宿情况、抵达情况，信息提供应会务组一份。
确定会议安排及大会议程