云南大学部门电子档.pdf

云南大学部门电子档
案归档管理

操

作

指

南

云南大学档案馆陶乔双
2009/03/17


1
一、登录..........................................................................................................................................3
二、创建目录..................................................................................................................................4
三、录入..........................................................................................................................................7
四、上传电子文件........................................................................................................................14
五、移交电子目录及档案.............................................................................................................17
六、目录打印................................................................................................................................18
七、部门档案检索........................................................................................................................19


















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云南大学部门电子档案归档管理操作指南
一、登录
打开办公自动化系统登录界面,输入部门档案管理员的帐号和密码,点击“登
录”打开办公自动化系统界面。



点击最左边“常用栏目”的“部门档案管理”,打开档案管理系统界面如下。
常用栏目
部门档
案管理
目录实体管理

单击“目录实体管理”,打开电子档案管理界面。
3
新建按钮




二、创建目录

单击左上角的“新建”按钮,弹出“创建档案分类”对话框,

单击此处创
建目录

4
单击“选择分类”后的省略号…,弹出“选择档案类型和目录类型”对话框。

单击“文书档案”前的“+”,选择“归档文件目录”,单击“确定”,弹出“创
建档案分类”对话框。



5
分别在“归档年度”、“机构问题”、“保管期限”栏目输入符合本单位的信息,
输入完成之后单击“增加”按钮,下面的“名称”栏目就会显示创建的档案类别。


特别提醒:在输入机构问题时,如果是 XZ11·3 中的“· ”,需要用输入
法中的小键盘的“标点符号”的第“9”表示。

6
输入完成之后单击“创建”按钮,弹出“创建完毕”对话框,单击“确定”
按钮,档案的类别就被创建好了。


三、录入

点击“电子档案管理”的分类目录,找到需要进行数据录入的年度,机构问
题及保管期限。
点击此处进
行编号

目录创建完毕以后,第一步也是最关键的一步就是要进行编号,我们不能手工直
接进行“件号”的编写,必须使用系统自带的一个“编号”按钮:
如果总的有 3 件,起始编号就是 1,结束编号就是 3,输入完毕点击“确定”按
钮,件号就会自动生成。
7
如果编好以后发现这个类别还有档案,再接着打开“编号”,如果已经编了
5 份,那起始编号就从 6 开始,若还有 3 份,结束编号就是 8,依此类推。如果
中间漏了一份,比如件号 3 之后就是 5,没有件号 4,