外事类档案管理办法.doc

外事类档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校外事类档案工作规范》、《高等学校档案工作规范》的有关政策、法规精神,为了加强我校外事类档案的收集、立卷、管理工作,充分发挥外事档案在学校各项管理工作活动中的作用,特制定本办法。第二条凡是我校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。第三条外事档案由我校档案馆实行集中统一管理,并确保其完整、系统、准确和安全,便于开发利用。第四条外事档案是外事管理工作的重要组成部分,是衡量学校外事管理水平的重要标准之一,外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校外事处及其他有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。第五条学校外事处及外事活动较多的部门要有一位领导分管外事档案工作,确定若干名专(兼)职档案人员,并由本部门专(兼)职档案人员负责收集、积累、管理本部门、本系统的外事档案材料,按期向档案馆移交。第六条逐步实现外事档案现代化管理,并纳入学校信息网络统一管理和开发利用。第二章归档范围的确定第七条确定的原则⒈归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。⒉归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。⒊归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。第八条归档的主要内容和重点⒈归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面,具体范围见附件一。⒉归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。⒊本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印、影印件;外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。第九条不归档的文件材料⒈上级关于外事工作的普发(不专指高校)、不办的文件;⒉未定稿的各种文件;⒊未生效的合同、协议书;⒋无查考利用价值的一般性、临时性函件;⒌重份文件、校内各单位发来的文件;⒍与校外单位交换来的材料。以上不归档的某些材料,也可有选择地由本部门作资料保存。第三章立卷归档第十条材料的形成与积累⒈学校外事处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总,整理组卷,按规定向学校档案馆移交。⒉归档的外事文件材料,必须用钢笔书写或用计算机打印,字迹工整、图样清晰。⒊外事文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。第十一条凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后,出具证明,财务部门方可准予报帐结算,并按具体情况整理以备存档。第十二条整理组卷⒈根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。⒉对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信