电子档案管理办法.doc

电子档案管理办法  为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。一、电子档案的管理原则1、我单位电子档案实行集中统一管理。2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。二、电子档案归档范围1、各科室办公自动化系统中(OA)形成的各类电子公文和网站各类信息资料(针对我公司)的备份。2、在经营中形成的各种电子档案。3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。三、电子档案归档要求1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。四、电子档案管理要求1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管,一套查阅利用。2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%,距离强磁场10米以上。五、电子档案的利用1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。3、电子档案的载体不得外借。六、电子档案归档时间电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。七、电子档案保管期限电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。八、电子档案的销毁电子档案销毁,按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。