文书档案管理办法.docx

总则为规范控股集团、各产业集团及下属公司文书档案的管理,依据《档案管理制度》并参照国家有关法律、法规,结合集团实际情况,特制定本办法。本办法规定了控股集团、各产业集团及下属公司的文书档案的归档管理内容、整理方法及移交程序。文书档案是指控股集团、各产业集团及下属公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的、应归档保存的各种形式的记录材料。归档管理归档范围文书档案归档范围详见《文书档案分类、归档范围及保管期限表》(参见附件)。归档时间属于文书档案归档范围的文件,应按照归档时间(每年3月底、9月底前为归档时间)及时归档,任何单位及个人不得将归档文件据为己有;电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致;重要文件应随办随归,如产权变动产生的文件、机密文件等。归档要求归档实行承办单位和承办人负责制;归档文件原则上一式一份,重要文件可归档多份;归档的文件应为原件。没原件的归复印件,并加盖公章;归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。所使用的载体、字迹材料、装订材料,应符合档案保护要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写;不得采用易生锈的金属装订材料装订文件。不得采用热敏纸,印章不得采用印台油。归档手续各职能部门兼职档案员在归档材料整理完毕后填写文档移交清册(参见《档案管理制度》),一式两份,签字确认;各单位档案管理人员依据《文书档案归档范围与保管期限表》(参见附件),对归档文件材料及目录进行检查,核准之后,在文档移交清册上签字确认,正式接收;文档移交清册一份由各单位档案管理人员归档,一份由相关职能部门兼职档案员保存。档案整理整理要求整理应遵循文件材料形成的顺序,区分不同价值,便于保管和利用;归档文件材料应齐全、完整、准确,已破损的文件应予以修复;字迹模糊或易褪变的文件,应予复制,并将复制件附于原件后一并归档;文书档案整理以“件”为单位,具体表现形式为:单份文件;正本与定稿合为一件;正文与附件合为一件;文件处理单与正文合为一件;原文与复印件合为一件;转发文件与被转发文件合为一件;各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件;会议记录以每次会议为一件(用记录本的,一本为一件);编辑成册的会议材料为一件;来文和复文为一件。归档文件的分类采用年度—类别进行分类,不同年度的文件不放在同一卷内。即:跨年度的请求与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。卷内文件材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;印件在前,审定稿在后;重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后;各类文件决定性文件在前,依据性材料在后。档号编制档号编制原则唯一性原则。一个编号对象只能给予一个代码,一个代码只表示一个编号对象;合理性原则;稳定性原则。档号一经确定,一般不应随意改变。改变档号时,应注明原档号;档号的结构及编制方法按全宗号—年度—类别号—案卷号—件号方式编制,各段编号之间用“—”号分隔;全宗号。全宗号由集团档案管理部门指定给每个单位,采用各单位名称汉语拼音首字母,以四位代码以内为宜;类别号。类别号是档案类目的代码。参照国家有关规范,由集团统一制定。集团文书档案类目分三级(参见附件),确有必要可以在三级类目下设四级类目,如采用四级类目,应制定相应的规则并报集团备案;案卷号。案卷号指案卷排列的顺序号,从1号开始流水编号,不应有空号;每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号;件号。按件存档的文件,不整卷装订,卷内每份文件用不锈钢钉单件装订,在每份文件右上角加盖档号章并填写档号;件号按其排列次序流水编号,其间不应有空号。每个案卷在卷内备考表说明中注明该案卷所含档案的总件数或总页数。案卷号(总第9卷)三级类目(1为争议解决中形成的文件材料)二级类目(2为法律事务监察)类别号一级类目(1为行政管理)年度全宗号(集团公司全宗代号)HNKG—2011—121—9例1:集团公司2011年度第9卷案卷编号方式为:例2:金安桥水电站2011年度第2卷编号方式为:案卷号(总第2卷)三级类目(0为党组织机构变动等)二级类目(1为组织工作)类别号一级类目(0为党群)年度全宗号(金安桥公司全宗代号)JAQ0—2011—011—2案卷编目案卷编目包括:案卷目录、卷内目录、案卷封面、卷内备考表、案卷背脊的编制。案卷目录案卷目录由序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限和备注等组成。卷内目录卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数和备注等组成。归档的每一案卷应填写一式三份卷内目录,其中一份置于卷首,一份由立卷部门留底,另一份交档案管理部门作为检索工具。案卷封面案卷封面采用外封面形式,内