会议管理办法1.doc

会议管理办法1.doc会议管理办法—、制定目的了规范公司的会议召开程序,确保会议的高质量、高效率,帮助各部门集思广益、促进沟通、统一思想、实现科学决策,特制定本制度。二、适用范围太阳能事业本部所属各中心、子公司全体干部员工。三、会议分类本办法所指的会议括以下会议种类:(一) 部门例会:指每周一上午9:00开始的各部门周工作汇报会。(二) 交流会:指各类交流,如设备商会议、材料商会议等,由各中心协调安排。(三) 商务会:指各中心进行的商务谈判的会议。(四) 专题会:指针对某个专题进行研讨的会议。(五) 临时会议:包括上级组织安排和因工作需要临时召开的会议,如现场会、报告会等。三、会议纪要(-)会议纪要1、 纪要内容要包括会议名称、会议时间、会议地点、参加人员、会议主持和会议内容等;根据情况,包含各类决定、问题点、任务解决的负责人和完成时间等;应注明双方所提供得资料(如电子版资料、产品介绍册、方案等)或我方要求提供的资料。2、 格式格式参见会议纪要模板。3、 签字重要会议:必要时,必须双方或与会负责人员签字,复印后各自留档备案;部门例会会议纪要完成后,报送会议主持人审核,再发给各中心总经理及以上领导传阅;交流会时,当场进行会议记录,本部内与会人员签字后交文档管理员处存档。4、 存档电子版会议纪要,由文档管理员按本部内部标准命名、分类及存档;按本部保密级别规定及文档管理规定,由会议发起人或指定人员发送给相关与会人员。5、 完成时间原则上会议结束后1个工作日内,完成纪要的整理、签字、归档及相关资料的归档工作;与会人员对会议纪要有异议时应尽快通知,并核实、修改。、会议规定(一)会前准备1、 参加人员:需要通知参加会议的人员,主要包括四类。对会议目标负有主要或直接责任者。(2)对会议议题有绝对决定权力者。(3)会后行动的直接执行者。(4)对会议议题有专门知识或经验者。如有外方人员参加,应有相关人员接、领外方人员至会议室,并负责照看。应参加会议人员因特殊原因不能到会,须经会议主持人批准,并由主持人决定是否由相关人员代为参加,严禁无故旷会、代会,严禁无故早退;会议期间如有特殊情况确需早退者,须经主持人批准。2、 会议议程安排:议程由主办单位拟定,主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。重要议题安排在会议前布置,保证与会者有备而来。明确或控制会议中各议题的时长,防止时间失控。控制议题数量,保证议而有决;注意引导、归纳、提升会议议题。需发放的资料应提早分发,让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法,减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。3、 会场布置:会场布置工作主要包括会场空间、座位、条幅、音响、投影、照明、通风等安排和布置,具体要求如下。会场空间应便于与会人员进出。座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读。会议必须的设备应有质量保证,并应进行会前检查。4、 会议通知通知的拟定和要素:参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求等。无记名参加的人员,对范围、对象、职务要通知清楚。为保证与会人员按时到会,可采用预先通知和正式通知两步进行;对参会的关键人员应当面通知并核实能否按时到会。对于重要会议进行预先通知后,应监督准备情况,保证开会时各方面均准备到位。5、 会议纪律与会人员进入会场后,按顺序就座,遵守纪律,不得喧哗,不得吸烟。会议