赛事活动部--赛事手册.doc

部门设置与职能赛事执行部全面负责所有赛事、活动的策划、组织、执行,是赛事活动的主体,决定活动质量的核心关键。要求该部门以“大器创新的策划力,专业到位的执行力”为基本原则,组建一支具有创造力的标准高效的队伍。职责范围包括:赛期赛制:确定赛期,制定赛制省分赛区:指督导,或操作省分赛区;赛事策划:指出台重点活动或比赛策划方案,确定赛期,日程;赛事执行:指制定执行日程与单项活动执行方案,切实执行;评审管理:指制定评审制度,落实评审团成员,准备评委资料,评委接待;赛期设置第1—8个月省分赛区选拔期(各省分赛区赛期如下)时长自定招商筹备期招商引资,寻求合作单位,获取政府支持等第1—2周报名宣传期召开新闻发布会,公布赛程设置、开始报名、宣传主赞助商第3—4周地市海选期设置5-10个地市赛区,挑选30—40名优胜者入围省总决赛第5—6周省总决赛培训排练、赞助商活动、单项赛事、总决赛晚会等第9个月中国总决赛筹备期第10个月中国总决赛报到拍摄会刊照媒体见面会第4—11天主题活动、地市巡游、单项赛事天总决赛晚会排练、评委见面会第15天总决赛晚会第11个月世界总决赛筹备期第12个月世界总决赛第1—2天巡游城市A报到拍摄会刊照入城仪式,主题活动,单项赛事,城市巡游第7天晚前往巡游城市B入城仪式,主题活动,单项赛事,城市巡游第11天晚前往主办城市入城仪式,主题活动,单项赛事,城市巡游总决赛晚会排练、评委见面会总决赛颁奖晚会第22—26天获奖选手拍摄、回访(落实赛制视具体情况调整)分赛区督导赛务督导是由大赛组委会指定,代表组委会对各省分赛区比赛进行指导、协助、监督的特派人员。其职责包括:了解分析自分赛区签订合约开始,了解其筹备进程,保持分赛区与组委会的信息畅通。了解分赛区赛事执行情况,对分赛区赛事团队专业性作出分析。了解分赛区组织结构,邀请嘉宾,对分赛区的政治影响力作出分析。了解分赛区的合作媒体单位,邀请媒体,对分赛区的大众影响力作出分析。了解分赛区赞助单位,对分赛区经济效益作出分析。协助指导提供VI手册、《分赛区指导手册》(范本见附1),协助其制定合理的赛程,提供技术性支持,确保比赛顺利实施。介绍相关赞助商、媒体单位等,帮助其扩大影响力、获得盈利。对外确定分赛区承办单位的被授权资质、唯一性。规范监督检查背景板等宣传物品设计按照VI手册规范化执行,确保大赛形象的统一规范。确保分赛区决赛在中国总决赛报到日一周之前完成。确保分赛区购买总部派出评委往返机票、支付评委费。确保总部派出评委享有合适的入住酒店、一日三餐、车辆接送。资料交接发放中国总决赛入围通知书,收集入围选手的照片、文字资料、身份证扫描件。收集具有保存价值的各种文件、图片、音像资料等。收集分赛区平面、电视、网络宣传报道。收集工作总结。操作流程签约一周内向招商部了解分赛区承办单位情况,与负责人建立联系,表明督导身份,发放VI手册,分赛区指导手册,授权书,《分赛区情况统计表》(范本见附2);每月收集最新的统计表,更新《分赛区情况统计总表》(范本见附3);每个活动前一周检查背景板设计稿,确认符合要求;总决赛前二周确定评委日程,评委见面会时间;总决赛前一周确定总部派出评委人选,告知分赛区评委姓名、身份证号码,落实机票;总决赛前三天(或更早)前往分赛区,出发前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式;到达分赛区后实地检查活动现场布置,提出指导协助意见;评委到达前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式;评委到达后确保评委顺利入住酒店,并顺利按照日程进行;收集实际到达嘉宾、媒体名单;入围通知书可作为奖品于颁奖时授予前三名,亦可赛后由评委会主席发放;赛后与入围选手联系,了解其参赛意愿是否有变,大致说明参赛要求;赛后递交分赛区督导报告;中国/国际总决赛前期协调(试用于有活动当地承办单位)合作签订后1周内根据合约条款拟定《授权承办单位注意事项》(范本见附)、VI手册,规定对方安排赛事活动的注意事项。交于当地承办单位,充分沟通确保对方充分理解并接受;赛前3周跟踪确认《授权承办单位注意事项》落实情况,沟通日程与单项活动方案,提出改善意见。赛前2周后各单项活动负责人分头接洽,分别制作执行方案。策划执行方案单项活动策划案内容包括时间、地点、主题、目的、操作方式、流程、参与人员人数、预期效果等;单项活动执行案内容包括基本内容(时间、地点、主题)、活动流程,人员人数、区域划分(需有平面图)、所需物品、工作人员分工职责等(范本见附);比赛期间每晚例会确认落实次日执行案,讨论调整后天执行案;赛前1周确定《大赛日程》(范本见附),比赛期间每晚例会确认落实次日日程,调整后天日程;赞助商回报监控赛前4周根据合约、与商务人员统计确认《赞助商回报表》(范本见附)逐条确认各回报条款落实服装物品道具赛前4周确定《服装物品清单》(范本见附12)赛前4周落实服