印章及证照管理制度.doc

公司印章、证照管理制度第一章总则为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性,依据公司规范运营、防范风险的管理规定,有效地维护公司利益,特制定本管理制度。本管理制度所指印章包括行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章等具有法律效力的印章;证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证等合法证照。公司的印章、证照统一由公司财务部进行管理,总经理应确定具体的印章、证照保管及使用责任人(以下简称为印章专管员、证照专管员);专管员要树立高度的责任心,保证印章、证照保管和使用的安全。除总经理同意外,不得擅自转交他人代管。第二章印章管理公司实行印章使用登记管理制,使用以及领取、归还印章时应予以登记。公司各部门一律不得自行刻制公章。印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进保险柜内,妥善保管,不得将印章存放在办公桌内;次日上班后,应首先检查所保管印章保险柜有无异样,若发现意外情况应立即报告。印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时,总经理应指定他人代管印章,印章专管员要向代管人员交接工作,交代用印的注意事项。专管人员正常上班后,代管人员应向专管人员交接工作,登记用印的起止日期,实行管印人员登记备案制,以明确责任,落实到人。交接工作时,应严格办理交接手续,填写《印章交接单》(附件1),登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字,印章授权人签字认可后备存。公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章的,或公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的,使用人或需使用的员工应在印章专管员处填写好《印章使用登记表》(附件2),并经双方签字确认。印章专管员应对文件内容和所登记的事项予以核对,经核对无误的方可盖章。十、财务部使用的常规性、一般性的表格、函件,如规范性的各类报表等,由财务部负责人审批后盖财务专用章。十一、未经总经理同意,不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。印章原则上不许带出公司,对确需将印章带出使用的,应填写《印章外借登记表》(附件3),经双方签字确认后,方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管,如损坏或丢失,应承担补办费用及相关责任。印章使用完后,需到印章专管员处归还并进行核销,填写归还日期;印章专管员应对归还的印章进行检查,确认无损后再行签字。相关文件经盖章后,应将盖章的文件原件存档保管,在确实无法留存原件时以复印件存档。已盖章的文件若不能使用,必须交回财务部销毁。第三章证照管理公司实行证照使用登记管理制,使用以及领取、归还证照时应予以登记。证照专管员应把证照进行分类整理与保管,并按时办理各种证照的年检、变更、更换工作,保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的,由使用人填写《证照使用登记表》(附件4);经使用人和证照专管员签字确认后,使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回财务处进行销毁。公司各部门或员工因公务需外借公司有关证照的,由使用人填写《证照外借登记表》(附件5);经使用人和证照专管员签字确认后,方可外借使用。外借人员应对证照进行妥善的保管,如损坏或丢失,应承担补办费用及相关责任。