证照管理办法.doc

证照管理办法.doc陕西亨泰利控股集团证照管理办法为加强公司证照管理,严格规范审批流程,特制订本办法。1、 集团及各分公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、社保登记证、土地使用权证、房屋产权证、企业验资报告、企业信息变更文件、部分专业证照(资质证书、质量体系认证证书)以及法人身份证(复印件)由集团行政部统一负责管理。2、 集团及各分公司的银行开户许可证、财务凭证、发票等由集团财务部统一负责管理。3、 部分专业证照(企业员工学历证、职称证、专业资格证、职业健康安全管理体系)由集团人事部统一负责收集和管理。二、管理细则1、 集团所有证照原件实行专人专柜保管制度。2、 证照管理部门须建立证照档案,记录证照的内容、启用时间、废止时间、废止原因、年审时间等信息,并定期及时更新。3、 证照保管人员及证照使用人员应妥善保管证照,不得遗失或损毁。如证照遗失或损毁,必须马上告知证照管理部门,由证照管理部门登报声明作废,并按管理部门的要求重新补办新证照。4、因集团人员变动或工作职责变动而造成的证照管理人转移的情况,变动双方或部门须办理证照移交手续,签署移交证明,注明移交原由、移交人、接交人、监交人、移交时间等信息,并报集团行政部留存备案。5、证照管理人因事离岗时,须由部门主管指定专人暂时代管证照,以免贻误工作。三、证照的使用各类证照的使用必须经过严格的审批程序。1、 证照的原件使用审批流程:申请人填写《用证申请表》(附件1)-部门主管一常务副总经理一总经理一申请人填写《用证登记表》(附件2)并领用证照。2、 证照复印件(扫描件)使用审批流程:申请人填写《用证申请表》一部门主管一常务副总经理一申请人填写《用证登记表》一证照管理人复印(扫描),并注明仅供XX专用字样,加盖“再次复印无效”印章。3、 身份证原件使用审批流程:申请人填写《用证申请表》一部门主管一常务副总经理一身份证本人审批f申请人填写《用证登记表》并领用证照。4、 身份证复印件(扫描件)使用审批流程:申请人填写《用证申请表》f部门主管->常务副总经理一身份证本人审批一申请人填写《用证登记表》一证照管理人复印(扫描),注明仅供XX专用字样并加盖“再次复印无效”印章。5、原则上公司证照及身份证原件不得携带外出,如因特殊工作需要须携带证照原件外出,在填写《用证申请表》时,必须注明“携公司证照原件外出公务"字样,由领导签批后,方可用证。6、 如最终审批人因出差等各项原因,无法