xx信息系统编码管理办法.docx

有限公司信息系统编码管理办法第一章总则第1条目的为规范公司信息系统编码管理,明确编码的申请及审批流程,充分满足公司改革与发展对信息系统的需求,特制定本管理办法。第2条适用范围本管理办法适用于安信集团及所属机构的所有物品、资料等的系统编码的管理与维护。第3条职责管理部:负责信息系统编码及编码规则的整体维护和管理, 管理部人员负责新增编码的审核及系统录入工作。产品编码管理部(小组):负责总部采购的成品及原材料的编码申请的审核工作, 并负责具体编码规则的管理与维护。公司工厂:生产管理部负责公司产品的编码申请;制造部门:负责半成品的编码申请。采购部门:负责采购物品(原料、辅料、成品及其他商品)的编码申请及供应商资料的维护,其中市场推广部负责外购文宣物料等的编码维护及录入。财务部门:负责根据销售部门收集和提供的销售客户信息进行编码并录入。人力资源部:负责对所有员工信息及编码的监督和管理。第二章编码规则第4条编码原则:为了更好的管理系统编码,必须制定合理、科学的编码管理体系,新增系统编码应该遵循以下原则。唯一性:同一物品只能对应一个编码,同一编码只能代表一个物料,绝不能出现一个物料多个编码,或一个编码多个物料的情况。可使用性:编码的长度不宜过长或过短,否则不易编制或识别。规则性:编码应当是按照一定的编码规则编制。可读性:可根据物料编码识别出该物料的类别等信息。通用性:同一编码原则应能涵盖所有同类物料,新增加的品种也能够适用。扩展性:编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。效率性:编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读,方便记忆和识别,还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。兼容性:本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容性。可根据需要建立物料编码对照表方便比照查询。综合性:编码原则应考虑与产品(单)、生产、采购、仓库管理、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。第5条编码规则编制要求结构、性能(功能)、规格等完全相同或有微小差别但用途完全相同的物料,只能采用同一个物料编码。各类物品编码规则中应明确字符形式、字符位数、字符含义等,并进行规范性的描述;新增的零部件、原材料种类等的编码代号应与成品的相应编码一致。新增工艺标识时,不能与系统中已有工艺标识重复,避免出现同一标识所指不同意义的情况。新增工艺标识中不允许使用“*”、“/”、“()”等符号对于产品推广等特别编码需求,由编码申请部门提报产品编码管理部(小组)协调处理。各“编码规范”维护部门应严格按编码原则编制和调整,并及时报管理部审核备案。第6条具体编码规则由管理部负责公司所有系统编码规范的维护和管理,监督编码规范的执行情况并负责协调有关事宜。具体以管理部规整的最新“编码规范”执行。《产成品编码规范》《原材料编码规范》《纸箱编码对应表》《客户编码规范》《半成品编码规范》《供应商编码规范》《五金备件编码规范》《办公劳保编码规范》《辅助材料编码规范》第三章编码流程第7条编码申请一般流程各部门根据需要填制《新编码增加申请表》,须按申请表要求完整、详细、准确填写(或打印);申请部门主管审核(1) 总部各部门及工厂编码申请需二级主管以上人员审批(2) 分支机构由分总以上人员审批产品编码管理部(小组)或管理部复核※根据需要由产品编码管理部(