酒店采购管理规范标准.docx

采购管理规范标准1、 制定采购计划由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核;采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。2、 审批采购计划:财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;将汇总的采购计划和预算报总经理审批;经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。3、 物资采购:采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供应。计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。4、 物资验收入库:无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。5、 报销及付款(1)付款:采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票, 若由采购员领空白支票与对方结帐,金额必须限制在一定的范围内;按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款, 30元以下者可支付现款。超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必须在一定的范围内。(2)报销:采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单, 经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。