合同借阅管理办法.docx

合同借出借阅管理办法一、 目的为加强合同管理,避免失误,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,特制订本办法。二、 分类档案资料借阅分为借出和查阅两种方式。三、 适用范围本制度适用于本公司所有存档合同及资料的借阅。四、合同借出查阅的审批(一)借出查阅本部门合同档案,需本部门负责人签字同意,借阅本部门外的合同档案需总经理签字同意方可借阅。合同档案保管员须依据相关负责人签字同意的《合同借(查)阅申请表》(见附件1),方可将合同交给借(查)阅人使用。(二)借出合同1、 借出合同时,须按有关手续借阅,须填写《合同借(查)阅申请表》。2、 档案管理员对所有借出的文件资料应当面清点份数、页数,发现问题查明情况,及时报告领导。3、 借出的资料不允许中途转借他人,必须归还后再办手续。4、 合同的借出时间原则上是当日借当日还,最长不超过两个工作日,如遇特殊情况需继续借阅,应重新填写《借(查)阅申请单》,不得擅自延期归还。5、 因工作需要需借某合同文件的复印件时,合同管理员必须在合同复印件上签出“此件仅供于XXX事办理使用”字样,并做好相关登记(见附件4)。6、 合同档案管理员应做好借阅登记工作(见附件2)。(三)查阅资料1、查阅资料必须在合同管理员规定的场所查阅。2、 查阅资料不允许查阅与申请无关的资料。3、 凡查阅的资料一律不准复印。4、任何人不得擅自将档案、资料带出规定场所外。6、合同档案管理员应做好查阅登记工作(见附件 3)。五、 归还资料借阅人应在规定时间如期归还合同档案,归还时合同管理员应认真核对,在借阅单备注栏注明归还时间及归还时出现的任何情况,做好登记工作。六、 损坏或丢失资料的处理1、借(查)阅人对所借阅合同档案必须妥善保管,保守机密,保证安全,任何人