文件管理制度.docx

四川嘉陵江凤仪湾农业公司管理文件标题:文件管理制度文件编号页  次版  本FYWHR-03-(受控文件未经批准不得复制、打印)拟制:审核:会签:批准:(盖章)修 订 记 录序号 页码 更改单号 更改人 生效日期 摘要- 0 -四川嘉陵江凤仪湾农业公司管理文件标题:文件管理制度文件管理制度文件编号页  次版  本FYWHR-03- 目的为了做好收文、发文、文件保存等工作,充分发挥文件的指导作用,参照文书处理的有关规定,并结合公司的实际情况,制定本制度。2 文件管理的类别文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。3 归口管理收、发文等文件管理工作由综合部归口管理。4  公文的签收Ø 凡来公司的公启文件(除单位领导亲启的以外),均由收发员登记签收后,由上级或邮局机要通讯员直送机要室的机要文件,则由公司总经理或董事长或其秘书拆封。在签收和拆封时,收发人员需注意检查封口和邮戳,对开口和邮票撕毁的函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕的应拒绝签收。Ø 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 公文的处理、编号及保管Ø 提前通知与会人员。对上级来文拆封后,应及时附上《文件处理传阅单》,并分类登记编号、保管,需要公司承办或归档的公司领导亲启文件,领导启封后,也应分别交两办办理正常手续。Ø 公司外出开会人员带回的文件及资料,应分别送交综合部进行登记、编号、保管,不得个人保存。 公文的阅批与分转Ø 凡正式文件均需由综合部负责人根据文件内容和性质阅签后,分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后,分送承办部门阅办。Ø 一般函、电分别由综合部直接分转处理。如涉及几个单位合办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。- 1 -四川嘉陵江凤仪湾农业公司管理文件标题:文件管理制度文件编号页  次版  本FYWHR-03-Ø 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,公司领导和承办部门一般应在当天阅签完毕,紧急文件要即阅即办;如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。 文件的传阅与催办Ø 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。Ø 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,两办应责成有关部门和人员,按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。Ø 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,应办理借阅手续,以防止丢失、泄密。Ø 文件阅完后,应送交两办机要秘书,切忌横传。Ø 综合部有对文件负有催办、检查、督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理,不得将文件压放、分散。如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档、周转。5  发文的规定Ø 公司上报下发正式文件的权力分别集中于党委和