秘书的日常事务工作和实践训练.ppt

秘书的日常事务工作和实践训练引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作主要内容电子教案模版配色(1)学习提示(一)学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作(二)学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作(三)学习难点日常事务工作的灵活处理引入案例第一节办公环境的管理一、办公室概述1. 办公室的种类(1)小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊,两边是多间15—20平方米的小办公室,其优点是彼此独立;缺点是沟通不便且及资源浪费较大。(2)大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅,留出过道,,隔成3—4平方米的个人工作区。优点是节省空间,空气流通,共同采光好,人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。(3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处,联络处等往往租用公寓式办公室。开放式办公室封闭式办公室优点降低成本、提高效率、易于沟通、便于监督指导、设备共享单独办公、比较安全、可集中精力、易于内部沟通不足难于集中注意力、噪音大、难于保密成本高、空间浪费大、不易于监督和指导二、办公室布置的原则办公室的配置,就是办公室的家具布置和设计,必须考虑到符合各种沟通,确保守密,心理调适,情绪转换以及休息等要求。主要的原则有:。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。三、。应主要注意以下几个方面:桌子和办公器械是否摆放平衡妥当,有没有歪斜和灰尘;时钟是否拔准,并保持走动;日历上的日子是否准确;办公室内温度与湿度是否调到适意的程度;盆景、挂画的挂置是否得体,并整理好了;花卉是否定期浇水并保持新鲜;报纸、杂志是否最新的一期;书架是否归置妥当;摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。