公务接待操作规定.docx

公务接待操作规定一、 目的为进一步规范公司公务接待工作,本着既满足合理需要又体现勤俭节约的原则,树立周到细致、廉洁高效的良好风尚和公司形象制定本规定。二、 接待原则因公接待、规格恰当、对口接待、申报审批等四项原则。三、 接待工作的组织及程序(一) 职场内接待:1、 承接任务:凡接到任务通知,办公室协助经办部门第一时间确认接待对象和接待标准,详细填写《接待审批标准及申请表》,批准后执行。特殊情况未及时审批的,经分管领导同意后按规定标准接待,随后及时补办审批手续。2、 接待准备:办公室协助经办部门①根据接待标准预定菜肴、水果、烟茶、礼品(如需要)等;②做好会客室和宴会厅餐具、座位的清洁和摆设;③根据情况安排接待所需车辆,保证车辆整洁,安全性能良好,司机听从办公室主管及经办部门的协调安排,统一调度;④安排好接待服务人员,做好迎客前的一切准备工作。3、 接待服务:办公室协助经办部门①按要求将客人迎接到指定会客室或宴会厅;②按要求做好各项接待工作:泡茶、敬茶、递烟、点烟、斟酒、敬酒、分菜和敬菜等,勤巡视,勤换菜碟、烟盅等,保持台面清洁;③各项接待服务做到恰到好处,客人满意,并达到公司的接待目的。4、 核销费用:①在接待任务完成后24小时内,接待经办人员须依据批示标准结算各类费用(由两人以上经手)并经审批通过后,交给财务人员报销结帐。②收集整理资料,确有需要,由经办的接待人员编入《接待宾客情况表》,重要客人活动期间的照片、题词、讲话录音、记录等资料,由经办的接待人员收集并归入本部门接待档案或送交办公室存档。(二) 职场外接待:基本接待组织和程序同职场内接待,补充以下事项:接待准备:办公室协助经办部门①按要求和规格预定酒店,预定菜肴和酒水,准备好水果、烟茶、礼品(如需要)等;②将用餐地点准确详细的告知所有参加宴请的客人和同事。(三) 办公室是接待工作的协调组织部门,公司各级员工必须服从办公室调配,否则,按公司规章制度处理。四、 接待标准(一)用餐标准:1、工作餐:20-50元/人/餐(陪同人员也按此标准执行),一般业务往来单位或企业普通办事人员确因工作需要就餐的,由接待责任人向分管领导申请,报总经理批准方可安排就餐,原则上不安排烟酒和饮料。2、 宴请标准:重要人士或团组来公司,经公司领导同意后,办公室或接待部门可根据来宾的重要性安排宴请。①在指定饭(酒)店用餐,80-200元/人/餐;②各项标准均包括烟、酒、饮料等用餐时的一切费用。③随行服务人员用餐标准,原则上自行用餐,确因工作需要离不开的,一般安排工作餐(20-50元/人/餐)。④特殊情况需超出以上标准,须经董事长批准后执行。(二)礼品标准:赠送礼品须从严控制,确实需要赠送礼品的必须经过分管领导及董事长批准后执行。由负责接待的部门领导根据审批同意的品种和数量填写采购单或领料单,办公室协助采购,并登记入库保管,审核发放。原则上馈赠礼品从公司已有的物品中选择。五、 接待等级(一) 一级标准:1、陪同人员:董事长、总经理或公司其他高管。2、迎接:陪同人员在高速路口、机场、车站或公司门口等处迎接。3、参观:视具体情况由董事长、公司领导介绍公司基本情况以及业务特点、成绩、发展前景等相关信息。4、座谈:接待负责人确保公司环境优雅整洁,接待室各类物品摆放恰当。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌(电子屏)、指示牌,调试好相关设