会议管理指引手册样稿.doc

会议管理指导手册
目 录
说明 1
一、会议管理关键意义 2
（一）会议管理成为企业快速发展屏障 2
（二）企业会议守则 2
二、例会工具总表和角色提议 3
三、例会前准备 3
（一）制订部门例会制度 3
（二）发例会通知 4
四、例会中过程管理 5
（一）例会管理八要素 5
（二）会议纪要表 6
（三）例会中讲话技巧 6
（四）怎样形成决议 8
（五）让每个人全部很清楚自己在会后要做工作 8
（六）参会人员会议评价表 8
（七）主持人例外情况处理 9
五、例会后跟踪管理 12
说明：
本手册直接使用者是企业各级管理人员，其它从事项目管理和协调同事均能够参考使用
；
本手册将首先在各部门层面例会进行试行，如收效良好将考虑在全部会议中推广使用；
在您阅读本守则后，为激励形成工作习惯，人力资源系统将在30天后对例会效果进行跟踪，并听取各方意见和反馈，方便对手册进行改善：
跟踪对象：各级部门经理，各项目经理
跟踪内容：部门例会制度，例会通知，会议纪要，参会人员评价
本手册中所提到和利用工具只是期望能够培养参会人员良好会议习惯，不含有独占性和排她性。
一、会议管理关键意义
（一）会议管理成为企业快速发展屏障
开会已经成为企业中最昂贵一个交流活动。有经理每个工作日2/3时间花在开会上，相当多会议被参会者认为是效率不高！
大家反应：开会是件挺麻烦事情。有些人说所谓开会就是大家大声说话却又说不出什么来，会议结束后，多数人并不十分明确自己行动目标、资源立即间期限；也有些人说开会没有完全了解或认同结论，自己想法和提议没有机会充足表示。大家似乎也全部下意识地认为：大多数会议是在浪费时间、效果欠佳、劳而无功。失望会议参与者能做些什么呢？
我们发觉，部门例会是李宁企业里最常发生会议，其影响范围包含到每位职员近期工作目标和时间安排。所以，我们制订了《怎样开例会指导手册》，目标是为企业管理人员，提供了从计划会议到评定会议整个过程中，应该怎样进行改善提议。本手册对于那些关心提升会议效率组织者及团体来说尤其有用。
（二）会议守则
守则目标在于降低工作中会议成本，提升会议效率。
一、我们提倡：会而有议，议而有决，决而有行，行而有果。
1．能不开会议就不开，能短开会议就短开
2．目标不明确会议不开
3．不管等级，勇于直言；会议决议，人人有责
4．会中不开口，会后免再提
二、我们要求
1．议程先行，有备而来
会议召集人在会议前一周，发出会议通知及会议具体日程，在会前两天应和全体参会者进行再次确定；
参会者应先行准备议题相关资料，并于会前发给相关人员；
参会者应该在收到会议通知后二十四小时内进行回复，对于没有议程会议，参会者有权拒绝；对于会议资料应认真阅读，做好充足准备。
2．按时开始，按时结束
会议应在既定时间按时开始和按时结束（发生不可抗力事件除外），会议主持人有责任控制好会议时间，避免会议偏离专题；
会议主持人能够在会中进行程序提议（PS），比如修改议题和时间，但需取得参会者同意。
3．不迟到，不早退，不开小差
参会者迟到，需接收处罚处理。具体标准为：总监及以上300元，部门经理100元，职员50元；
会议召集人迟到15分钟后，和会者可自行离会，召集人将被罚款，标准按以上双倍实施。对于不可抗力造成迟到，应提前向召集人做出说明，一再说明者，个人诚信将受到质疑；
所罚款项将用于会议条件改善 / 学习资料购置 / 部门团体建设；
会议中全部手机应置于静音或关机状态，关键会议召集人有权要求关机状态，并控制和会议无关活动（如上网、个人办公、接听电话、发短信等），假如违反，第一次口头警告，第二次按罚款标准实施；
对于参会者迟到和参会情况在会议纪要中应明确统计。
4．会议决议，肯定实施
会议召集人应该在会议结束后两个工作日内，完成会议纪要表并发送全部参会者，节假日顺延。参会者应自行统计和自己相关决议事项，方便尽早开展工作；
对于会议经过决议，责任人应落实实施；
参与者有义务就会议内容和系统、部门内同事进行沟通分享；
下一次会议之前，检验和回顾上一次会议结果，对于时间和质量未达成标准应说明原因。
二、例会工具总表和角色提议
例会步骤
表单工具
会议主持人
角色提议
管理责任人
角色提议
参会人员
角色提议
例会前准备
例会通知
拟写例会通知
进行时间管理
制订和坚持部门例会制度
确定议题和目标
认真阅读例会通知
提前准备
例会进行
会议纪要表
时间管理：按时开始，按时结束，
PS技巧，控制跑题
引导讨论技巧：IG和KP技巧
现地现物，当场决议，明确实施人
充足